Um renomado escritório de advocacia, com uma equipe de aproximadamente 40 funcionários, enfrentava dificuldades com o serviço de e-mail utilizado e com o compartilhamento de documentos internos. Em busca de uma solução moderna e integrada, eles realizaram em uma migração para o Microsoft 365, utilizando o Exchange Online e o SharePoint.
Este case de sucesso destaca os benefícios que essa transição trouxe para o escritório de advocacia em termos de eficiência e segurança.
Informações do cliente
Ferramentas utilizadas
Microsoft 365
Sharepoint Online
Exchange Online
Habilidades necessárias
Gestão de Projetos
Migração de dados para nuvem
Migração de e-mails para nuvem
Desafios enfrentados pela empresa
- Serviço de e-mail ineficiente: Serviço de e-mail utilizado era ineficiente, com recursos limitados e baixa segurança, dificultando a comunicação da equipe.
- Servidor de arquivos interno no final da vida útil: O hardware do servidor de arquivos precisava ser substituído, momento que foi avaliada a troca deste recurso interno pela nuvem.
- Dificuldade no compartilhamento de arquivos: O compartilhamento de documentos e a colaboração em tempo real eram complexos, com múltiplas versões e dificuldades de sincronização, resultando em perda de produtividade. Acesso externo por VPN era lento e eventualmente deixava de funcionar.
- Necessidade de segurança aprimorada: Como um escritório de advocacia lidando com informações confidenciais e sensíveis, a segurança dos dados era uma preocupação essencial que precisava ser abordada.
Solução Proposta: Migração para o Microsoft 365 com Exchange Online e SharePoint
O escritório de advocacia decidiu migrar sua infraestrutura de e-mail e compartilhamento de documentos para o Microsoft 365, aproveitando o Exchange Online e o SharePoint. A migração envolveu as seguintes etapas:
Planejamento e Preparação: Reunião de Kick-off, definição de requisitos, avaliação de ambiente, definição de prazos e gestão do projeto.
Migração dos dados: Foi realizada migração dos dados para o Sharepoint Online e a migração dos e-mails para o Exchange Online em um final de semana, iniciando em uma sexta no final do expediente e encerrando no domínio, após validação dos dados migrados.
Treinamento e adoção: A Rastek Soluções em TI realizou treinamento abrangente os colaboradores do cliente, familiarizando-os com as novas funcionalidades do Microsoft 365 e incentivando a adoção plena da plataforma.
Benefícios e resultados alcançados:
- Colaboração aprimorada: Com o SharePoint, os membros do escritório de advocacia puderam compartilhar e colaborar em documentos de maneira eficiente e em tempo real, evitando versões desatualizadas e problemas de sincronização. Isso aumentou a produtividade e agilizou os fluxos de trabalho.
- Mobilidade e flexibilidade: O Microsoft 365 proporcionou ao escritório de advocacia acesso seguro a e-mails, contatos, calendários e documentos do SharePoint de qualquer lugar e a qualquer momento. Isso permitiu que os profissionais trabalhassem de forma remota e colaborassem facilmente em projetos, aumentando a flexibilidade.
- Segurança avançada: Com o Microsoft 365, o escritório de advocacia obteve recursos de segurança avançados, como proteção contra ameaças de e-mail, controle de acesso a documentos e criptografia de dados. Isso fortaleceu a segurança dos dados confidenciais e atendeu aos requisitos regulatórios.
- Redução de custos e simplificação da manutenção: A migração para o Microsoft 365 eliminou a necessidade de manter uma infraestrutura local complexa, reduzindo custos operacionais e permitindo que a equipe de TI se concentrasse em atividades estratégicas.
Testemunho do cliente
A migração ocorreu conforme o planejamento e foi muito positiva para a empresa, que vinha sofrendo com serviço de e-mail de baixa qualidade e com o dilema sobre a troca do servidor de arquivos, a decisão foi na hora certa.