Ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem

Diante do quadro global de paralisação econômica por conta do CoViD-19, o trabalho remoto vem tornando-se uma das melhores opções para que as empresas possam manter a produtividade. Por isso, separamos algumas ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem para que você possa manter o seu negócio funcionando sem colocar os dados de sua empresa em risco.

Como as empresas estão se virando? Que ações emergenciais vêm sendo adotadas?

Antes de partirmos para as dicas propriamente ditas, analisemos o que vem sendo feito pelas empresas. Com base em relatos diversos de empresários e gestores, montamos um quadro geral das ações emergenciais que vêm sendo adotadas, apontando também os riscos e falhas de cada uma delas:

1. Cópia dos arquivos em pendrives, HDs externos ou notebooks para uso externo

Esta é uma das ações mais praticadas, seja por iniciativa das empresas ou por pro-atividade dos colaboradores. Porém, nesta prática há riscos severos que podem expor ou danificar dados sensíveis da empresa. Os principais riscos são:

Segurança

Quando os arquivos sensíveis da empresa são transportados em pendrives ou HDs externos, qualquer pessoa pode acessar o equipamento fisicamente.

Falta de criptografia

Os dados da empresa transitando em dispositivos móveis de armazenamento ficam vulneráveis sem a aplicação de criptografia.

Sem gestão de acesso

Em pendrives e HDs externos não há definição de senhas e níveis de acesso aos dados. Assim, qualquer pessoa pode abrir, modificar e até mesmo excluir os arquivos.

Dispositivos vulneráveis

Muitas vezes os computadores da casa dos colaboradores são equipamentos que não seguem os padrões e boas práticas de Segurança em TI. Os dispositivos geralmente estão sem antivírus, contam com sistemas operacionais ilegais, e podem inclusive já estarem contaminados por vírus ou softwares maliciosos.

Perda e Vazamento de Dados

O transporte de dados fisicamente através de dispositivos estão sujeitos à todas as vulnerabilidades citadas acima. Por isso a perda, roubo ou vazamento de dados é uma possibilidade real.

Falta de Compartilhamento de Dados

Como os arquivos estão armazenados fisicamente em um dispositivo móvel, não há uma centralização dos arquivos e dados em nuvem. Por isso, estes dados estão offline, acessíveis somente na estação de trabalho física onde o dispositivo estiver conectado. Assim, impede o trabalho colaborativo das equipes, atrapalhando a produtividade.

Dificuldade para Trabalho em Equipe

Além da falta de acesso aos dados, não há como editar arquivos de forma colaborativa. Isso atrapalha o desenvolvimento do trabalho e da comunicação em equipe, aumentando os prazos de entrega das atividades e aumentando a possibilidade de erros e duplicatas.

Retrabalho

Por conta da ausência de compartilhamento de arquivos, edição colaborativa e comunicação coletiva, há grandes riscos de que tarefas precisem ser refeitas. Ou, pior ainda, de que sejam feitas em duplicata.

Portanto, estes são alguns dos desafios, riscos e vulnerabilidades encontradas quando há a cópia de arquivos em dispositivos físicos. Há a disponibilidade local dos arquivos, mas não há 100% de garantia de segurança. Além disso, é um trabalho “isolado”, não-colaborativo e não interligado com os demais setores e equipes da empresa.

2. Uso do e-mail via webmail limitado do provedor local

Empresas que utilizam o sistema de webmail do provedor local como Locaweb, KingHost, Terra e afins sentem grandes dificuldades na operação via Home Office e Escritório em Nuvem. Um comentário bastante recorrente que recebemos dos usuários destes serviços é: “Nossa, que webmail horrível! É muito inferior ao que tenho instalado no computador que uso na empresa”! Por isso, separamos alguns dos problemas mais comuns apresentados pelo webmail padrão dos provedores locais:

Qualidade

O design e visualização são bastante inferiores, bem diferentes do padrão que os colaboradores estão acostumados em seus softwares de gestão de e-mails, como o Outlook ou GSuite. Isso pode fazer com que eles encontrem dificuldades por conta da mudança brusca de sistema.

Poucos recursos para a gestão

As ferramentas de webmail padrão de provedores locais apresentam poucos recursos e opções para a criação, edição, configuração e gestão do fluxo diário de e-mails.

Tamanho da Caixa de Entrada

Esta é uma das principais fontes de reclamação de usuários. O tamanho da Caixa de Entrada padrão dos provedores locais pode ser significativamente menor que o do software de gestão de e-mails utilizado na sede da empresa. Por isso, é possível que o fluxo de e-mails seja interrompido após a utilização de todo o espaço disponível. Além disso, a Caixa de Entrada pode não disponibilizar o histórico completo de e-mails trocados, atrapalhando assim o acompanhamento de tarefas e negociações mais demoradas.

Ausência de Agenda Compartilhada

Este é outro fator que gera muitas reclamações. Afinal, a ausência de uma agenda compartilhada emperra o fluxo de trabalho coletivo, complicando a interdependência de tarefas e exigindo processos mais complexos para a gestão do trabalho coletivo.

Conteúdo Antigo Indisponível

Softwares de gestão de e-mails mantém cópias locais do histórico de e-mails. Portanto, e-mails antigos e arquivos anexos não estarão disponíveis via webmail, ocasionando problemas diversos.

Segurança

Webmails de provedores locais contam apenas com filtros básicos anti-spam. Por isso, as contas ficam bem mais vulneráveis a e-mails indesejados em comparação com as soluções da Microsoft ou Google.

3. Uso do WhatsApp como ferramenta de comunicação empresarial interna

O WhatsApp vem sendo a principal ferramenta de comunicação entre colaboradores e equipes. Através dela, é possível criar grupos para cada setor e equipe, personalizando as comunicações de uma forma bem básica. Porém, o WhatsApp não foi projetado como solução de Comunicação Empresarial, e por isso, apresenta limitações, como:

Falta de Histórico Centralizado de Comunicação

O WhatsApp facilita as comunicações, mas não mantém um registros organizado, centralizados e detalhado das interações e arquivos trocados. Por isso, é muito comum que conversas e arquivos se percam em meio ao turbilhão de mensagens, obstruindo o bom fluxo do trabalho.

Inexistência de Ambiente de Reuniões Virtuais

O WhatsApp permite videoconferências com no máximo quatro participantes. Isso impede que equipes maiores possam interagir em tempo real para agilizar o trabalho em equipe e a tomada de decisões coletivas.

Impossibilidade de Gravação das Reuniões Virtuais

O WhatsApp não mantém gravações das reuniões e videochamadas realizadas, impossibilitando consultas posteriores. Este é outro fator que pode atrapalhar bastante o desenvolvimento das atividades após as reuniões.

4. Uso do Siga-me para telefonia empresarial

Dependendo do modelo do negócio, o telefone da empresa pode ser a mais vital das ferramentas de trabalho. Tivemos recentemente o caso de um cliente cuja operadora não estava conseguindo configurar corretamente o Siga-me. O telefone fixo da empresa estava tocando normalmente, mas as chamadas não estavam sendo redirecionadas para o telefone designado.

Assim, a empresa estava perdendo chamadas, clientes e oportunidades de negócio, coisa que definitivamente não pode acontecer em meio à crise que atravessamos. Além desta falha grave de inoperância por problemas na configuração, o Siga-me ainda apresenta os seguintes problemas:

• Colaborador sobrecarregado – A ferramenta não conta com configurações de horário de atendimento, e as chamadas podem extrapolar a carga horária do encarregado
• Ausência de ramais para repasse de ligações – Após o primeiro atendimento, pode haver a necessidade de encaminhar a chamada, opção indisponível através do Siga-me
• Dificuldade para atender aos clientes – Esta é uma dificuldade global, que todas as empresas estão passando. Os clientes têm sido compreensivos, porém, a otimização é possível e está disponível

Estas são, então, algumas das ações emergenciais que vêm sendo adotadas pela maioria das empresas que foram pegas de surpresa com a crise CoViD-19. São soluções que até funcionam bem em um primeiro momento, mas que pecam pela ausência de centralização, pela falta de segurança e principalmente pela dificuldade de implementação do trabalho colaborativo à distância, já que não há uma metodologia de trabalho remoto implementada.

Ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem indicadas pela Rastek Soluções

Agora que já mapeamos quais são as principais ações emergenciais adotadas pela maioria das Pequenas e Médias Empresas, é hora das dicas. Vamos apontar as ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem que a Rastek indica para segurança, compartilhamento de arquivos e comunicação corporativa.

Estas soluções facilitam sobremaneira o trabalho remoto entre as equipes, pois contam com soluções integradas e desenvolvidas especialmente para Home Office e Escritório em Nuvem.

1. Microsoft 365

O Microsoft 365 não só é a ferramenta para Home Office e Escritório em Nuvem mais recomendada pela Rastek: é a plataforma que utilizamos internamente aqui na empresa. O Microsoft 365 foi desenvolvido para suprir todas as necessidades, e contém todos os parâmetros e requisitos para uma boa operação de equipes atuando em trabalho remoto.

A solução da Microsoft conta com ferramentas que resolvem todos os problemas de segurança, comunicação e compartilhamento de arquivos citados acima. Além disso, oferece espaço para armazenamento de arquivos na nuvem e uma ampla gama de funcionalidades.

Confira abaixo alguns dos aplicativos e tecnologias inclusas no pacote Microsoft 365 para Pequenas e Médias Empresas:

• Todos os aplicativos de escritório da Microsoft, como Word, Excel, PowerPoint e mais;
• Emails e calendários compartilhados e colaborativos via Outlook web e desktop;
• Soluções para chat, videochamadas e reuniões online através do Microsoft Teams;
• Armazenamento de arquivos em nuvem com o Microsoft OneDrive e Sharepoint;
• Sites internos com o Microsoft Sharepoint;
• Colha insights de colaboradores e clientes através da ferramenta de formulários Microsoft Forms;
• Gerenciamento de compromissos com os clientes com o Microsoft Bookings;
• Automação de tarefas repetitivas com o Power Automate;
• Segurança: o Microsoft 365 protege conta phishing, ransomware, spam, malware, vírus, links maliciosos e outras ameaças;
• Proteção contra acessos não autorizados, exclusão acidental de dados e criminosos cibernéticos como hackers e crackers;
• Gerenciamento de TI simplificado para diferentes níveis de acesso de usuários, em diferentes dispositivos.

2. Google GSuite

O Google GSuite é a solução de nuvem empresarial da gigante de buscas de Mountain View. A aposta da empresa é levar para o mundo corporativo as ferramentas que todo mundo já conhece como usuário. Dentre elas estão a ferramenta de e-mails Gmail, Google Docs para criação e edição de arquivos, Google Drive para armazenamento em nuvem, Google Agenda e Google Meet para a gestão de agendas colaborativas e videoconferências.

O GSuite oferece versões mais parrudas destas soluções às empresas, mirando no segmento de nuvem empresarial e corporativa. Portanto, assim como o Microsoft 365, a suíte de ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem da Google foi planejada e desenvolvida mirando no trabalho remoto e produtividade online. Estas são algumas de suas funções:

• Gmail, Google Chat e Google Meet para videochamadas e reuniões online;
• Armazenamento em nuvem com o Google Drive e Google File Stream;
• Ferramentas de criação e edição colaborativa de arquivos, planilhas e apresentações com o Google Docs;
• Controle de níveis de acesso, usuários e dispositivos com o Google Admin Console;
• Monitore a adoção das ferramentas e a evolução dos projetos com o Work Insights.

3. Soluções de telefonia em nuvem via VoIP

A tecnologia VoIP (Voice Over Internet Protocol) – ou Voz sobre IP – vem consolidando-se como alternativa às operadoras tradicionais de telefonia. Além de ter um custo muito menor do que um telefone fixo tradicional, a telefonia VoIP permite que você tenha acesso ao telefone corporativo através de aplicativos instalados no smartphone. Desta forma, cada colaborador pode levar seu ramal junto, seja para a operação em Home Office durante a quarentena, seja em um Escritório em Nuvem durante viagens a trabalho.

Outra vantagem da tecnologia VoIP frente à telefonia tradicional é que, por utilizarem a Internet como meio, as ligações são criptografadas. Ou seja: é praticamente impossível que o seu telefone empresarial seja “grampeado” e pessoas não autorizadas tenham acesso às chamadas e gravações realizadas.

Portanto, se sua empresa estava em busca de uma opção de telefonia de baixo custo, com ramais, alta segurança e mobilidade total, a solução ideal é a telefonia VoIP.

Sua empresa está satisfeita com suas ferramentas para Home Office e Escritório em Nuvem?

A crise coronavírus CoViD-19 pegou quase todo mundo de surpresa. Por isso, a grande maioria das Pequenas e Médias Empresas foram obrigadas a operacionalizar sistemas de trabalho remoto da noite para o dia, sem análises e sem qualquer tipo de planejamento.

Em razão disso, muitas das soluções emergenciais adotadas não são as mais indicadas. Então, nós aqui da Rastek Soluções desenvolvemos o Plano Emergencial de Migração Para Nuvem e Home Office Empresarial, com uma metodologia de migração capaz de disponibilizar a operação inteira através da nuvem em apenas 24 horas. E como fazemos isso?

• Analisamos e avaliamos a sua empresa e as particularidades da sua operação.
• Definimos o escopo do projeto, o modelo de aplicação e os fornecedores a serem contratados.
• Planejamos, executamos e testamos o seu novo modelo de operação online.
• Validamos e homologamos a operação após a implementação.
• Treinamos as suas equipes para as melhores práticas de Home Office e Escritório em Nuvem.

Porém, para que todos estes passos possam ser executados de forma orquestrada e otimizada, a sua empresa precisa cumprir alguns pré-requisitos necessários para uma migração para a nuvem empresarial.

Sua empresa está preparada para adotar Escritório em Nuvem e Home Office?

Se a resposta for “sim”, nós aqui da Rastek Soluções também estamos preparados para iniciar o processo de migração da sua empresa agora mesmo! Basta clicar aqui ou na imagem abaixo para iniciar o seu atendimento:

Avaliação gratuita de estrutura de TI para migração

Caso a sua resposta seja “não” ou “não sei”, nós vamos te ajudar a avaliar a sua empresa neste exato momento, de modo totalmente gratuito, para descobrirmos o que a sua empresa já tem à disposição e o que ainda falta para que seja possível iniciar uma operação em nuvem.

Basta clicar aqui ou na imagem abaixo para responder ao questionário e descobrir se a sua empresa está pronta para migrar para a nuvem!

Conte conosco

A Rastek Soluções tem mais de 12 anos de atuação no mercado de Transformação Digital e Gestão de TI. Portanto, se a sua empresa está em busca de um parceiro sólido, confiável e com a expertise necessária para garantir uma boa migração para a nuvem e home office, entre em contato conosco! Basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de nossa equipe!

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