Fiscalização de Software: sua empresa está preparada?

Sua empresa está preparada para receber uma visita da fiscalização de software? Atualmente a maioria das empresas dependem quase que completamente de softwares de informática. Em especial da Microsoft, cujo sistema operacional Windows é utilizado na maior parte dos computadores no país e no mundo.

Além do Windows, a Microsoft possui o pacote Office, Windows Server, SQL, Exchange e uma série de outros softwares utilizados por empresas dos mais diversos setores. Por isso, a Microsoft é uma das empresas que mais sofre com a pirataria.

Mas não é só a Microsoft que sofre com a pirataria no Brasil. Adobe, Autodesk, Corel, empresas de antivírus e outras também enfrentam essa situação. Em razão disso, cada vez mais as empresas lesadas estão realizando fiscalizações. Estas ações visam em especial os ambientes corporativos, a fim de verificar a regularidade das licenças e buscar a aplicação das penalidades cabíveis.

No Brasil, mais de 50% das empresas utilizam software pirata segundo estudo da ABES, a Associação Brasileira de Empresas de Software. Isso gera diversos efeitos no mercado, como a redução de empregos no setor, redução na arrecadação de impostos e de ganhos de propriedade intelectual do fabricante. Porém, o objetivo desse post é falar de forma mais específica sobre os riscos do uso de softwares em situação irregular e as consequências de ser pego pela fiscalização de software.

Riscos de usar softwares em situação ilegal

Antigamente este tipo de fiscalização acontecia apenas em empresas grandes, com uma grande quantidade de dispositivos. Entretanto de uns anos para cá esta prática vem mudando, e as empresas de software estão mirando cada vez mais nas Pequenas e Médias Empresas com 5 ou até menos colaboradores.

A Rastek Soluções já prestou apoio a diversos clientes em fiscalizações de software, portanto, contamos com larga experiência nesse tipo de procedimento.

Pessoas e empresas que usam softwares ilegais incorrem em uma série de riscos. Os mais simples vão desde lentidão e excesso de manutenção corretiva nos computadores a multa e prisão de até 4 anos nos casos mais graves.

• Riscos Legais:
  • Criminal – Prisão de 6 meses a 4 anos
  • Cível – Multa de até 3000 vezes o valor do software pirateado

Riscos Técnicos:

• • “Crack” que habilita o uso do software pode conter código malicioso
  • Gera mais manutenção corretiva do dispositivo, uma vez que o “crack” dá problemas e  é necessário reativá-lo de tempos em tempos
  • Menor desempenho do dispositivo devido aos softwares usados de forma ilegal, pois geram travamentos e lentidões em vários casos

Prevenção é o melhor caminho

O ideal é que as empresas contem com um parceiro de TI – interno ou terceirizado – com conhecimentos sobre licenciamento de software. Este profissional deve gerenciar o inventário de hardware e software da sua empresa a fim de apontar ao gestor os problemas e as necessidade de renovação de licenças sempre que necessário. Desta forma, a empresa evita todo e qualquer problema decorrente do uso de softwares irregulares. Além disso, ainda conta com os benefícios das constantes atualizações de segurança e otimizações de sistema entregues pelo fabricante.

Uma boa dica é reunir todas as notas fiscais de compra de hardwares e softwares como computadores, notebooks, servidores, sistemas operacionais, programas e afins. Melhor ainda se for possível digitalizar estes documentos e guardá-los em uma pasta organizada especificamente para esta finalidade.

Assim, sua empresa manterá registros de Comprovação de Softwares Adquiridos, facilitando o processo de avaliação em caso de uma fiscalização. Vale ressaltar que apenas notas fiscais e contratos OPEN Microsoft são válidos para fins de comprovação do direito de uso de software.

Como são escolhidos alvos para a fiscalização de software

• • • Pesquisa e cruzamento de dados das empresas como faturamento, número de funcionários, compras de equipamentos, compra de softwares e outros dados disponíveis no mercado;
    • Denúncia:
      • Ex-funcionário insatisfeito que sabe ou suspeita da situação de licenciamento de software irregular da empresa
      • Concorrentes que queiram te prejudicar (Mesmo sem saber a situação da empresa no que se refere ao licenciamento)
      • Clientes insatisfeitos que queiram prejudicar a empresa

Quem realiza a fiscalização de software

No Brasil, a responsável pela fiscalização e controle das denúncias realizadas através do portal http://www.denunciepirataria.org.br é a ABES, Associação Brasileira de Software. Cada empresa fabricante de software possui um processo de fiscalização de software próprio. Algumas o fazem através de empresas terceiras ou advogados. Outras possuem um setor interno para tratar destas questões.

Na Microsoft as fiscalizações têm sido realizadas por empresas terceirizadas. Geralmente revendas que possuem autorização da Microsoft para realizar estes procedimentos.

Como funciona o processo de fiscalização de software

Na maioria dos casos, as empresas são convidadas voluntariamente a participar de uma avaliação dos softwares da empresa. Às vezes, este convite pode chegar em um tom ameaçador, dependendo da empresa que estiver fazendo a fiscalização.

No caso da Microsoft, que tem sido mais frequente, o processo inicia-se com um e-mail e/ou contato telefônico de um representante da empresa. Então, é feito este “convite” para preencher uma planilha com as informações das licenças utilizadas. Geralmente, a Microsoft dá um prazo de 15 a 20 dias para a entrega das respostas do questionário.

Em alguns casos, o representante da Microsoft pede para instalar um software de inventário na rede do cliente, ação que deve ser avaliada pelo gestor do TI com bastante cuidado junto à sua equipe de TI antes de conceder autorização para qualquer tipo de procedimento.

Abaixo, um fluxo do processo de Fiscalização de Software de acordo com o site do programa Antipirataria da Microsoft:

Após o preenchimento e envio das informações, a Microsoft pede o envio das notas fiscais e contratos OPEN Microsoft para comprovação da aquisição das licenças. Caso haja inconsistências nos dados, a Microsoft poderá pedir esclarecimentos adicionais. Se houver divergências, será recomendada a compra das licenças faltantes para regularizar a situação. E no caso de a situação não ser regularizada, ou se a empresa negar-se a prestar as informações solicitadas, a equipe da Microsoft encaminha o caso ao setor jurídico para que sejam tomadas as devidas providências.

O que fazer ao receber contato da Fiscalização de Software

A primeira ação é procurar seu parceiro em TI para levantar informações sobre a situação atualizada dos licenciamentos, caso não disponha disso em mãos. Seu parceiro deve ter conhecimento sobre o processo de fiscalização da Microsoft. Porém, caso ele não saiba, ou você não conte com o suporte de ninguém da área, recomendamos fortemente que uma empresa especializada seja contatada. O auxílio de uma assessoria especializada nesta hora pode evitar severas complicações, como multas, processos cível e penal entre outras sanções previstas.

Após este levantamento e análise de inventário, deve ser feito o alinhamento das notas fiscais de compra com as licenças atualmente em uso, a fim de avaliar se há alguma divergência.

Caso surja alguma divergência, recomenda-se regularizar a situação do licenciamento antes de responder à Microsoft. Desta forma, não haverá problemas junto ao processo de fiscalização.

Recomendamos também nunca deixar de responder ao procedimento. Afinal, a ameaça é que caso não haja retorno, o setor jurídico da Microsoft será acionado. Já soubemos de casos em que um processo jurídico foi instaurado à revelia e o prejuízo causado para as empresas – tanto financeiro como de imagem – foi bastante elevado.

Como corrigir licenciamentos irregulares de forma simples

Se a sua empresa tem condições de comprar o Windows Server e todas as licenças de Office e Windows que estiverem irregulares, você está em uma situação perfeita. Seu problema será facilmente resolvido. Porém, nem todas as empresas conseguem arcar com os investimentos necessários para manter um ambiente corporativo baseado em soluções Microsoft licenciadas.

Caso sua empresa não tenha condições de arcar com o Windows Server e utiliza uma versão irregular desse sistema, sugerimos conhecer os ambientes completos de servidores em Linux. O sistema conta com Controlador de Domínio (DC), Servidor de Arquivos (Samba), DNS, DHCP, Firewall, Servidor de Aplicação e diversas outras funções que podem ser desempenhadas por servidores rodando em Linux.

Já no caso dos computadores a implementação do Linux é um pouco complicada devido à dificuldade dos usuários em se adaptarem à esse sistema. Há versões mais amigáveis para usuários provenientes do Windows como o Linux Mint, que também pode ser considerado como alternativa.

Em relação à questão do pacote Office, é preciso verificar quem realmente necessita utilizar o Microsoft Office devido a situações específicas, e quem poderia utilizar soluções de código aberto como o LibreOffice, uma das melhores alternativas gratuitas para o pacote da Microsoft disponíveis atualmente.

O que fazer para evitar problemas futuros

O gestor da empresa deve solicitar relatórios periódicos à sua equipe de TI. Estes registros devem informar a situação do licenciamento de todo o inventário de softwares, a fim de manter um histórico das alterações realizadas. Junto ao histórico, devem ser armazenadas as notas fiscais de compra, que deverão ter cópias guardadas em separado para garantir o fácil acesso em caso de necessidade de comprovação de propriedade e direito de uso de software.

Caso a sua empresa possua softwares em situação irregular e se encontre atualmente sem condições de investir em licenciamentos, vale a pena avaliar soluções gratuitas de código aberto como o Linux. Assim, sua empresa terá uma redução significativa de custos, sem afetar a qualidade da sua infraestrutura de TI e a segurança jurídica e financeira da sua empresa.

Conclusão

Não é fácil passar por um processo de fiscalização de software caso a empresa possua questões de licenciamento em aberto. Porém ao contar com um parceiro de TI adequado, é possível lidar com esta e qualquer outra situação de crise e resolvê-la de modo a obter ótimos resultados.

E vale relembrar: a prevenção sempre é a melhor alternativa. Mantenha seu inventário de software e notas fiscais atualizados e à mão. Isso evita ter que resolver as coisas de forma apressada em caso de fiscalização, já que uma falha nesta hora pode gerar custos elevados e desgastes de diversas naturezas.

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A Rastek Soluções tem mais de 12 anos de atuação no mercado de Transformação Digital e Gestão de TI para Empresas. Portanto, se você precisa de um parceiro qualificado para cuidar dos licenciamentos e atualizações de software da sua empresa, entre em contato conosco! Basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de um de nossos especialistas!

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