Dicas sobre Plano de Continuidade do Negócio

Neste post falaremos sobre a importância do Plano de Continuidade do Negócio para Pequenas e Médias Empresas (PME’s). Nesta série especial sobre a crise coronavírus CoViD-19, apresentaremos também soluções e ferramentas da Nuvem Corporativa, Home Office e Escritório em Nuvem. Estas soluções podem ser decisivas para manter a boa saúde da sua empresa e de seus colaboradores.

Esta série de conteúdos tem por objetivo auxiliar a sua empresa na Gestão da Crise e reforçar o compromisso da Rastek Soluções em ajudar Pequenas e Médias Empresas a adaptarem-se para sobreviver à esta situação excepcional e à posterior crise econômica que se desenha para o futuro próximo.

Portanto, faremos o que estiver ao nosso alcance para ajudar você, gestor, a atravessar este momento delicado. Conte conosco para reduzir os nefastos impactos que a crise pode causar ao seu negócio no curto e médio prazos!

O que é Gerenciamento de Continuidade do Negócio?

Gerenciamento de Continuidade do Negócio baseia-se em uma premissa simples: desastres acontecem. E se desastres acontecem, as empresas precisam estar preparadas. O ideal é que haja planejamentos realizados a priori, capazes de fornecer respostas imediatas a um evento de crise e assim reduzir os danos causados pelo desastre.

No entanto, é fato que a maioria das PME’s não têm um Plano de Continuidade do Negócio. Isso acontece por n motivos. Um destes motivos envolve, logicamente, o custo financeiro e o tempo dispendidos no processo de produção de um PCN.

Afinal, dentre pequenos e médios empresários, quem apostaria suas fichas na possibilidade de ocorrência de um Evento Catastrófico de magnitude global, capaz de paralisar a produtividade e o faturamento de toda a cadeia produtiva mundial durante semanas, talvez meses a fio?

Soa totalmente improvável…

Até acontecer.

Portanto, é compreensível que a esmagadora maioria das PME’s não tenham investido em planejamentos de catástrofes desta natureza.

Só que em pleno 2020, uma improvável pandemia – um Evento Catastrófico de magnitude global – vem causando danos sem precedentes à cadeia produtiva mundial e às relações comerciais como conhecíamos até então.

Coincidentemente, “pandemia” está entre os diversos cenários de crise previstos em qualquer Plano de Continuidade do Negócio, que costumam incluir também incêndios, enchentes e outros cenários catastróficos, sejam eles naturais ou acidentais.

Como é um Plano de Continuidade do Negócio na prática?

Na imagem abaixo, temos um quadro bastante resumido de um Plano de Continuidade de Negócio. Fica nítido, em cinza, no lado esquerdo: metade do Plano consiste em Preparação e Planejamento. Portanto, é na fase pré-crise que são feitos os Mapeamentos, as Análises de Risco e as Análises de Impacto (BIA – Business Impact Analysis) que um Evento catastrófico pode causar no seu negócio.

Logo após as análises e criação de cenários, serão então traçadas Estratégias e Planejamentos para dar resposta aos Eventos em cada cenário proposto. Este será o mapa de ações que vai nortear a reação da empresa frente à crise.

A partir de então, estes cenários serão testados e as crises simuladas para aferir como será o impacto de um Evento em cada setor da empresa, treinando as respostas a serem dadas pelas equipes tão logo a crise se instaure.

Fica claro então que um bom PCN se propõe a:

• Prever
• Testar
• Simular
• Desenvolver respostas imediatas e ações emergenciais
• Estabelecer estrutura mínima para a operação durante a crise
• Dar continuidade ao core do negócio durante a crise
• Planejar a retomada do negócio após a estabilização do quadro

Colhendo os frutos do planejamento antecipado 

Especialistas em Continuidade e empresas que já tinham Planos de Continuidade de Negócio bem desenvolvidos estão, neste momento, colhendo os frutos de sua visão antecipada. Suas operações sofrerão um impacto significativamente menor do que as empresas que não contavam com um imprevisto desta magnitude.

Logo ali adiante, na próxima curva da estrada, as empresas que investiram em Planejamento de Continuidade terão relevantes vantagens competitivas diante de concorrentes que possivelmente ainda estarão paralisados ou reestruturando suas operações abaladas.

E é por isso que neste delicado momento pós-Evento queremos te ajudar a visualizar o cenário geral e a montar um plano – ainda que emergencial – para dar continuidade ao seu negócio. Desta forma, poderemos atravessar juntos a pandemia e a gigantesca crise econômica que se aproxima.

Como montar um Plano de Continuidade do Negócio já em meio à crise?

Um momento grave como o atual faz da adaptação uma obrigatoriedade. É necessária uma reorganização e realocação das equipes e dos gestores, além da readequação de processos internos de acordo com o cenário que uma crise de pandemia propõe. O próprio compromisso com resultados precisa ser reavaliado e flexibilizado. Afinal, dada a situação de possível quebra da cadeia produtiva do seu setor de atuação, a flexibilidade e adaptação são obrigatórias.

São exigidas respostas e decisões urgentes para questões que talvez jamais tenham passado pela sua cabeça até este momento.

Por isso, preparamos algumas dicas básicas para a criação de um Plano de Continuidade do Negócio em meio à crise, tendo como base a norma ISO 22301. Esta é norma padrão ISO internacional utilizado por grandes empresas, e cujas diretrizes gerais podem ser facilmente adaptadas e aplicadas a negócios e empresas de qualquer tamanho. Confira as sugestões abaixo:

1) Defina líderes para a crise

O primeiro passo, e um dos mais importantes, é definir um líder de crise. Ou, melhor ainda, um comitê de liderança de crise. Logicamente, dependendo do tamanho do seu negócio, haverá apenas uma pessoa cuidando de tudo.

No entanto o ideal é, se possível, contar com mais de uma pessoa colaborando na avaliação de cenários e tomada de decisões durante a gestão de uma crise complexa como esta que estamos atravessando.

É como diz aquele velho ditado: “duas cabeças pensam melhor do que uma”. Portanto, cerque-se de cabeças pensantes buscando alternativas para manter o seu negócio vivo durante uma crise, cuidando para manter uma estrutura básica de hierarquia para orientar o fluxo deste processo de avaliação de possibilidades e tomada de decisões.

2) Avalie: serviços que podem continuar X serviços que devem continuar

A esta altura da crise, é bem provável que a sua empresa já tenha feito esta verificação à sua própria maneira. Mas caso ainda não tenha feito, seguem algumas perguntas que podem ajudar a nortear este processo de avaliação:

• Quais são os serviços essenciais da empresa?
• Quais serviços a empresa é capaz de manter operando durante a crise?
• Qual a estrutura funcional mínima necessária para a manutenção destes serviços?
• Que fatores externos implicam na continuidade (ou não) destes serviços?
• Que fatores internos implicam na continuidade (ou não) destes serviços?

3) Defina um Plano de Ações para cada área da empresa

Definidos os líderes da crise e quais serviços devem continuar operacionais, é necessário desenvolver um Plano de Ações para cada uma das áreas da empresa. Este Plano de Ações deve levar em consideração colaboradores, clientes, fornecedores, parceiros, infraestrutura, logística, enfim, tudo.

Desta forma, é possível montar um panorama geral da operação, e visualizar quais são as estruturas internas essenciais para continuidade da operação do negócio. Cada setor tem suas particularidades, e por isso é importante pensar em cada um deles separadamente. Olhar para cada setor de modo isolado é a melhor maneira de entender como a crise afeta cada estrutura e processo interno da engrenagem da empresa, e assim buscar soluções e formas de diminuir estes impactos em cada setor e na organização como um todo.

Este Plano de Ações costuma subdividir-se em três partes de igual importância:

1. Plano de Ações Emergenciais: Plano de resposta inicial para proteger as pessoas e o negócio;
2. Tomada de Ações Estratégicas: Para fornecer a estrutura necessária para o enfrentamento da crise e gerir a continuidade do negócio;
3. Conjunto de Ações Pós-Crise: Cronograma de ações para a recuperar e minimizar perdas ocorridas durante a crise, e acelerar a retomada da “normalidade” do negócio pós-crise.

Um bom Plano de Continuidade do Negócio, prevê o desenvolvimento de Planos de Ações setorizados para:

Recursos Humanos

Qual o impacto da crise no capital humano da empresa? Como este impacto pode ser minimizado?

Departamento Financeiro

Qual o impacto da crise nos compromissos a receber e a pagar? Que alternativas podem ser acionadas?

Setor de TI

Qual o impacto da crise nas capacidades e possibilidades do setor de TI? Como a TI pode atuar para manter a operacionalidade e acelerar a retomada do negócio?

Setor Operacional

Qual o impacto da crise na produtividade da empresa? Que serviços podem ser mantidos, e qual é a estrutura mínima necessária?

Comunicação & Marketing

Quais desafios a crise gera para a empresa? De que forma o setor pode minimizar os impactos e gerar oportunidades?

Setor Jurídico

Que impactos a crise provoca nos contratos vigentes e nas salvaguardas jurídicas da empresa?

Departamento de Logística

De que forma a crise afeta envios e recebimentos de insumos e produtos? Existem alternativas? Quais?

Departamento de Vendas

De que forma a crise impacta nas vendas de produtos e serviços? Qual é a estrutura mínima necessária para o time de vendas seguir atuando?

Redução de impactos negativos e aceleração da retomada do negócio

Estamos passando atualmente – neste dia 31 de março de 2020 – pelas Ações Emergenciais. Está em aplicação o Plano de Resposta Inicial para proteger as vidas das pessoas e preservar o ecossistema das empresas e governos mundo afora. Por preservação do ecossistema, entenda-se “não deixar de cumprir os compromissos firmados com colaboradores, fornecedores, clientes, parceiros e demais atores que fazem parte da cadeia produtiva da atividade”.

Todas as empresas do mundo encontram-se empenhadas nesta mesma tarefa, neste exato momento. Portanto, tenha a mais absoluta certeza de que você não está sozinho nesta jornada.

É importante ressaltar que um bom Plano de Continuidade do Negócio visa reduzir os impactos negativos causados pela crise, mas não só. O Plano também precisa prever quais passos serão dados e quais estratégias serão adotadas para diminuir o tempo de retomada da operação. Primeiramente em Modo Emergencial, em seguida em Modo Crise, até que a retomada plena possa ser colocada em prática após a estabilização do cenário pós-Evento.

É primordial não apressar o Plano de Retomada

Neste momento atual, em plena execução das Ações Emergenciais, é preciso entender a absoluta anormalidade da situação. Sua operação pode estar parada. E o faturamento pode ficar muito abaixo do esperado. Por isso é tão importante encontrar alternativas para manter o negócio operando.

União, estados e municípios estão atualizando diariamente as medidas emergenciais tomadas para estimular a economia, reduzir os impactos da crise e fomentar a manutenção dos empregos gerados pelas Pequenas e Médias Empresas durante a crise do coronavírus CoViD-19.

Para finalizar, parte essencial de um Plano de Continuidade do Negócio em um cenário de pandemia prevê a Migração para Home Office e Escritório em Nuvem.

O trabalho remoto bem organizado e coordenado é a melhor solução de manter a sua empresa em atividade e, ao mesmo tempo, cumprir as recomendações de isolamento social e quarentena voluntária propostas pela Organização Mundial da Saúde.

Plano Emergencial de Migração para a Nuvem

Diante da crise provocada pelo coronavírus CoViD-19, a Rastek Soluções desenvolveu o Plano Emergencial de Migração para Nuvem Corporativa, Home Office e Escritório em Nuvem capaz de implementar uma solução de Home Office para a sua empresa e permitir que seus colaboradores trabalhem remotamente em apenas 24h. Ou seja: a produtividade do seu negócio pode ser retomada da noite para o dia!

Se você deseja conhecer melhor os serviços da Rastek Soluções que podem ser aplicados ao seu negócio durante a crise atual, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de nossa equipe!

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