Microsoft 365 ou Google Workspace: 10 motivos para usar
Microsoft 365 ou Google Workspace: 10 motivos para usar na sua empresa. Seja pela segurança, facilidade uso, colaboração em ambientes remotos ou custo-benefício, para o post hoje separamos 11 razões pelas quais você deve pensar seriamente em adotar uma solução em nuvem para o seu negócio.
1. Segurança
Sem sombra de dúvidas, a segurança da informação é um dos principais motivos para você adotar o Microsoft 365 ou Google Workspace na sua empresa. Afinal, as duas suítes de ferramentas empresariais contam com uma série fatores, políticas e rastreamentos que reforçam as defesas do seu negócio contra crimes digitais.
Histórico de logins e alterações
Uma das principais ações de segurança é manter um registro detalhado de quem acessa os sistemas e arquivos da empresa. Com este controle, é fácil identificar as contas e dispositivos que estão sendo utilizados, bem como as alterações que estão sendo feitas por estes usuários.
Desta forma, quaisquer atitudes suspeitas ou modificações indevidas ficam registradas nos logs de acesso e de alterações, possibilitando a identificação de falhas humanas ou até mesmo ações de usuários mal intencionados visando fragilizar as defesas de Segurança da Informação.
2. Acessibilidade
O trabalho remoto e o home office fazem parte do “novo normal” adotado desde o início da pandemia. Por isso, além da segurança, a acessibilidade aos arquivos e documentos da empresa é primordial para que os colaboradores possam atuar virtualmente de qualquer localização física e através de qualquer dispositivo autorizado pela organização.
Ao adotar o Microsoft 365 ou Google Workspace na sua empresa, você passa a contar com ambientes de nuvem de alta velocidade para hospedar, acessar, editar e compartilhar arquivos e documentos. Isso possibilita a colaboração remota e a edição conjunta de documentos por várias pessoas ao mesmo tempo sem a necessidade de que elas estejam presentes no mesmo local físico.
3. Gestão e Controle de Dispositivos
Tanto o Microsoft 365 quanto o Google Workspace contam com uma área de gestão e controle de dispositivos. Isso permite que o gestor do ambiente em nuvem possa permitir – ou revogar – diferentes níveis de acesso para diferentes dispositivos.
Se um colaborador atua remotamente utilizando um notebook ou laptop da empresa, é possível definir exatamente a quais diretórios, pastas, arquivos e ambientes que este usuário pode acessar, bem como os tipo de usos e modificações ele pode fazer.
Por outro lado, em caso de perda ou roubo de um dispositivo gerenciado da empresa – notebook, tablet, celular e afins – é possível bloquear imediatamente o aparelho extraviado, evitando que qualquer pessoa que tenha acesso ao dispositivo físico possa acessar os ambientes da empresa através da nuvem.
4. Gestão e Controle de Usuários
Assim como os dispositivos, é extremamente importante manter um controle rígido dos níveis de acesso e permissões dos usuários. Para este fim, tanto o Microsoft 365 quanto o Google Workspace disponibilizam ferramentas de monitoramento e nivelamento de usuários.
Desta forma, é possível definir hierarquicamente os níveis de acesso de cada usuário, bem como classificá-los por setor e unidade empresarial, caso a organização conte com mais de uma sede física.
A partir destas configurações, cada usuário terá acesso somente aos arquivos, pastas e documentos relacionados à sua área de atuação, evitando assim a possibilidade de acessos indevidos.
5. Auditoria e Relatórios
As diversas possibilidades de monitoramento de usuários e dispositivos permitem a geração de relatórios e a realização de auditorias internas. Desta forma, fica fácil acessar e verificar as ações realizadas por usuários, dispositivos, unidades empresariais, etc.
Desta forma, é possível rastrear e identificar quando foi realizada uma alteração de senha que levou a um possível vazamento de dados, para citar apenas um exemplo.
6. Facilitam a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) traz uma série de novas exigências quanto ao ciclo de vida dos dados pessoais e sensíveis sob o controle da sua empresa. Neste quesito, o Microsoft 365 ou Google Workspace trazem grandes vantagens às organizações que estão se adequando ou que já estejam em conformidade com a LGPD.
Afinal, tanto a ferramenta da Microsoft quanto a do Google oferecem uma série de controles e registros sobre as ações de usuários, dispositivos e volume de tráfego de dados, facilitando assim a adequação à LGPD, que está em vigor desde 2020.
7. Economia e custo-benefício
Levando-se em conta a grande quantidade de ferramentas disponibilizadas em seus planos de entrada, Microsoft 365 ou Google Workspace oferecem um ótimo custo-benefício para as pequenas e médias empresas.
Criar e manter um ambiente próprio em nuvem pode ter custos exorbitantes que são, na maioria das vezes, proibitivos para os pequenos e médios negócios. E é justamente por isso que soluções como a da Microsoft ou do Google estão sendo adotados em massa por empresas deste porte: Microsoft 365 e Google Workspace entregam muito mais valor do que seu “custo em reais”.
8. Facilidade de uso
As ferramentas do Microsoft Office foram o padrão-ouro nos escritórios do mundo todo desde os anos 1990, e tornaram-se universais. É bem difícil encontrar pessoas que nunca tenham tido contato com Word, Excel, PowerPoint ou com o gerenciador de e-mails Outlook.
Na mesma linha, o Gmail do Google foi universalmente adotado desde o seu lançamento em 2004, bem como as plataformas Google Drive, Google Docs e Google Agenda. Por conta de sua ubiquidade, as suítes Microsoft 365 ou Google Workspace são adotadas com grande facilidade por parte dos usuários, visto que a maioria deles já têm ou teve contato com os produtos ali contidos.
Contudo, é sempre recomendável oferecer algum tipo de treinamento aos novos usuários para que eles possam utilizar todo o poder das suítes para evitar que fiquem limitados somente ao uso das ferramentas que já conhecem ou já utilizaram anteriormente.
9. Facilidade de gestão
Criar uma nova conta para um novo colaborador é tão simples quanto remover os acessos de um funcionário que esteja saindo da empresa. Com apenas alguns cliques é possível criar ou excluir usuários, definir função, setor, e-mail e níveis de acesso a pastas e arquivos.
Mas além de apenas criar ou excluir usuários, o Administrador pode verificar – individualmente ou por setor – a quantidade de acessos, o armazenamento utilizado na nuvem e nos e-mails e se as principais aplicações utilizadas por cada usuário estão aquém ou além do esperado.
Isso possibilita que o gestor obtenha uma visão geral sobre a assiduidade e produtividade de seus colaboradores sem interferir na sua privacidade de trabalho.
10. Qual escolher: Microsoft 365 ou Google Workspace?
Esta é uma das perguntas mais importantes que precisa ser respondida de modo bastante claro. E a resposta é: depende! Cada uma das plataformas oferece benefícios distintos em seus planos de entrada. Por isso, é muito importante ter uma noção muito clara das necessidades da sua empresa antes de tomar qualquer decisão.
Embora ambas as marcas ofereçam serviços de certa forma semelhantes, ambos contam com sutis diferenças entre o que cada um entrega. Por isso, é altamente recomendável falar com um especialista para fazer uma avaliação da sua operação. A partir desta análise é possível definir qual das duas suítes de aplicativos empresariais atende melhor às necessidades da sua organização.
Dica Bônus: Rastek Soluções oferece consultoria, implementação, gestão e treinamento
A Rastek Soluções em TI atua na migração para nuvem desde que estes serviços foram disponibilizados para as empresas. A empresa conta com equipe certificada tanto pela Microsoft quanto pelo Google, e está apta a oferecer serviços de implementação, gestão e treinamento de colaboradores seguindo o padrão-ouro de qualidade exigido pelas gigantes de tecnologia.
Por conta disso, se você está em busca de fornecedores altamente capacitados para ajudar a sua empresa na adoção ou gestão de Microsoft 365 ou Google Workspace, conte conosco! Basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de nossa equipe comercial.
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