Gestão de arquivos e usuários em nuvem é vital para as empresas
A gestão de arquivos e usuários em nuvem é uma tarefa desafiadora para empresas em crescimento. Entretanto, existem ferramentas que simplificam e tornam estes processos mais eficientes e seguros. Assim, sua empresa evita a perda de dados, mantém um histórico confiável das alterações realizadas e um controle estrito das ações de cada usuário.
O problema: usuários (de má fé) podem alterar arquivos da empresa indiscriminadamente
Imagine uma empresa próspera, em crescimento, cuja trajetória de sucesso é abalada por um incidente evitável. Um funcionário insatisfeito desencadeia uma série de eventos prejudiciais deliberados, causando sérios prejuízos às finanças e à imagem do negócio.
Certo dia, um colaborador anônimo, de uma empresa fictícia, descontente e motivado puramente por razões pessoais, resolve prejudicar a empresa em que trabalha.
Nessa empresa hipotética, todos os colaboradores utilizam a mesma conta de nuvem: a do gerente ou do dono da empresa.
Ou seja, todos têm acesso à mesma conta de e-mail e de arquivos em nuvem. E estes contém informações estratégicas e confidenciais vitais para o negócio, que nem sempre são da alçada de todos os funcionários.
De forma deliberada, este indivíduo insatisfeito seleciona arquivos importantíssimos relacionados às negociações, prestações de contas e projetos em andamento.
Ato contínuo, sem pensar duas vezes, apaga-os sumariamente das máquinas locais e da nuvem, exterminando qualquer chance possível de recuperação.
A gravidade da situação rapidamente vem à tona. À medida que os setores e colaboradores envolvidos nas negociações e projetos descobrem que as pastas e arquivos contendo seu trabalho simplesmente sumiram, o caos começa a tomar conta da operação.
Ausência de gestão de arquivos e usuários em nuvem impossibilita identificação
Ao procurar pelos registros das alterações para descobrir a origem do problema, a descoberta óbvia:
Todo mundo usa a mesma conta, logo, é impossível saber qual usuário foi o responsável pelos danos.
A empresa se vê então confrontada com uma série de graves problemas. Começam com a perda de dados críticos, passam pelos os impactos financeiros gerados pela paralisação tanto de negociações quanto de serviços em andamento, e culminam com a reputação da empresa devastada no mercado em um período curtíssimo de tempo.
Esse cenário catastrófico fictício ressalta os riscos potenciais causados pela ausência de uma política de gestão de arquivos e usuários em nuvem empresarial.
Ao implementar as ferramentas e controles adequados, é possível minimizar os riscos associados às possíveis perdas acidentais ou intencionais de dados.
Abaixo, vamos apresentar algumas estratégias que garantem uma gestão mais eficaz das permissões de usuários, da segurança e da integridade dos dados da empresa. Afinal, esses fatores são essenciais para preservar e ampliar a confiança e a reputação da organização.
Como escolher a nuvem certa para as necessidades da empresa
A escolha da plataforma de nuvem certa é fundamental para simplificar a gestão de arquivos e usuários. Existem diversas opções de planos disponíveis no mercado, cada uma com suas características e recursos exclusivos.
Para selecionar a plataforma ideal, você deve levar em consideração as necessidades específicas da sua empresa e, é claro, a facilidade de adaptação dos colaboradores às mudanças.
Primeiramente, avalie a capacidade de armazenamento oferecida pela plataforma. Certifique-se de escolher um plano que possa acomodar todos os seus arquivos e usuários atuais e permitir o crescimento futuro.
As opções oferecidas tanto pelo Google Workspace quanto pelo Microsoft 365 são escaláveis e possuem planos capazes de atender desde pequenos negócios em início de operação até o nível enterprise corporativo multinacional.
Portanto, independentemente do tamanho, nicho ou quantidade de colaboradores do seu negócio, possuímos uma opção de nuvem plenamente capaz de atender às suas necessidades.
Ferramentas de trabalho remoto e colaboração
Outro ponto a ser avaliado é a disponibilidade de ferramentas de trabalho remoto que facilitem o compartilhamento e colaboração em equipe. Recursos como edição em tempo real, comentários e controle de versões facilitam o trabalho conjunto em projetos.
A segurança dos dados também é essencial. Procure avaliar as soluções de segurança oferecidas pela plataforma, como criptografia, autenticação de dois fatores, backups regulares e registro de logins e alterações de arquivos.
Hoje, a maioria das plataformas de nuvem já possui conformidade com regulamentações de privacidade e proteção de dados como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e podem, inclusive, ajudar a sua empresa a acelerar e otimizar o processo de adequação.
Gestão de usuários e níveis de acesso
Tanto Microsoft 365 quanto Google Workspace oferecem painéis de gerenciamento para criar perfis de usuário, atribuir permissões de acesso e controlar a privacidade dos dados.
Isso permite que você estabeleça diferentes níveis de acesso aos arquivos, garantindo que apenas as pessoas autorizadas possam visualizá-los ou editá-los.
Esse gerenciamento de usuários e níveis de acesso é o que garante uma base sólida para simplificar o controle e gestão de arquivos e usuários em nuvem.
As possibilidades de configuração são vastas, permitindo desde o controle de acesso somente aos arquivos de nuvem quanto o controle total de dispositivos como computadores e smartphones da empresa.
Estes dispositivos gerenciados podem ser acessados remotamente pela gestão de TI da empresa, que pode bloqueá-los à distância caso os aparelhos sejam considerados comprometidos.
Dessa forma, é possível bloquear os acessos, dispositivos e credenciais de um usuário que está prestes a ser desligado antes que ele possa realizar qualquer ação, deliberada ou não, que possa prejudicar os arquivos e dados da empresa.
Crie uma estrutura de pastas organizada e fácil de navegar
Outra forma de simplificar a gestão de arquivos em nuvem é criando uma estrutura de pastas organizada e fácil de navegar. Isso pode ser feito criando pastas principais para cada setor, departamento ou projeto e, em seguida, criando subpastas para cada tarefa ou projeto específico.
Certifique-se de nomear as pastas de forma clara e consistente para que todos os colaboradores possam entender facilmente onde encontrar e armazenar arquivos.
Além disso, defina permissões de acesso para cada pasta para garantir que apenas os usuários autorizados possam visualizar, criar, editar ou excluir arquivos na nuvem da empresa.
Dentro de cada pasta, você também pode criar uma estrutura adicional para organizar os arquivos de forma mais específica. Por exemplo, se você tem uma pasta para um projeto específico, pode criar subpastas para diferentes fases do projeto, como “Planejamento”, “Execução” e “Entrega”.
Isso ajuda a manter os arquivos organizados e facilita a localização rápida das informações necessárias.
Adote um sistema de nomenclatura padronizado
Considere também implementar um sistema de nomenclatura padronizado para nomear seus arquivos. Isso significa adotar um formato consistente para os nomes de pastas e arquivos, incluindo datas, descrições e outras informações relevantes.
Assim, fica mais fácil identificar e distinguir os arquivos, especialmente quando se trata de versões atualizadas ou revisadas via trabalho remoto.
Lembre-se também de evitar o uso de caracteres especiais ou espaços em branco nos nomes dos arquivos, pois isso pode causar problemas de compatibilidade em alguns sistemas.
Outra prática útil é a utilização de tags ou etiquetas para categorizar os arquivos. Ao adicionar tags aos seus documentos, você pode classificá-los de acordo com palavras-chave relevantes. Isso facilita ainda mais a busca e a filtragem de arquivos, permitindo que você encontre rapidamente o que precisa, mesmo em uma estrutura de pastas mais complexa.
Lembre-se de revisar periodicamente a estrutura de pastas e fazer ajustes conforme necessário.
À medida que novos projetos surgem ou as necessidades da empresa evoluem, é importante adaptar a estrutura de pastas para acomodar essas mudanças.
Além disso, é importantíssimo incentivar os usuários a seguir as diretrizes de organização de arquivos estabelecidas, garantindo a consistência e a eficiência da gestão de arquivos em nuvem.
Ao criar uma estrutura de pastas organizada e fácil de navegar, você simplifica a gestão de arquivos em nuvem, reduz o tempo gasto na busca por informações e aumenta a produtividade da equipe.
Portanto, vale a pena investir tempo na definição de uma estrutura de pastas eficiente e incentivar a adesão horizontal de todos a essas práticas.
Defina permissões de acesso claras para cada usuário
A definição de permissões de acesso para cada usuário é vital para a segurança dos dados de uma organização. Isso significa que você deve determinar claramente quem pode visualizar, editar e compartilhar arquivos em cada pasta.
Certifique-se de que as permissões de acesso sejam atualizadas regularmente para refletir as mudanças na equipe e nos projetos. Isso ajudará a evitar confusão e garantir que todos os usuários tenham acesso apenas aos arquivos que realmente precisam.
Definir permissões de acesso claras para cada usuário é fundamental para simplificar e fortalecer a gestão de arquivos e usuários em ambientes de nuvem. Ao estabelecer essas permissões, você delimita com precisão quais ações cada usuário pode realizar em relação aos arquivos, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso aos dados sensíveis da empresa.
Grupos de administradores facilitam a gestão de arquivos e usuários em nuvem
Uma abordagem muito eficaz é utilizar grupos de permissões, nos quais você agrupa usuários com necessidades semelhantes por categorias.
Por exemplo, você pode criar um grupo de administradores com acesso total aos arquivos e pastas, um grupo de colaboradores com permissão para visualizar e editar determinados documentos, e um grupo de visualizadores com acesso somente à leitura dos arquivos, sem capacidade de modificação, compartilhamento ou exclusão.
Dessa forma, você simplifica a atribuição e a gestão das permissões, evitando erros e garantindo que cada usuário possua as autorizações apropriadas às atividades que realiza..
É importante revisar e atualizar regularmente as permissões de acesso, especialmente à medida que a equipe e os projetos evoluem. Ao adicionar novos funcionários ou reestruturar equipes, é essencial revisar e ajustar as permissões de acordo com as funções e responsabilidades atualizadas.
Isso assegura que os usuários tenham acesso apenas aos arquivos relevantes para suas tarefas e evita qualquer acesso desnecessário ou potencialmente prejudicial.
Defina políticas claras de permissões de acesso
Também é crucial estabelecer uma política clara de permissões de acesso e comunicá-la a todos os usuários. Isso promove a conscientização sobre a importância da segurança da informação, além de garantir que todos compreendam as diretrizes e responsabilidades relacionadas à gestão dos arquivos na nuvem.
Ao definir permissões de acesso claras para cada usuário você reduz o risco de acesso não autorizado e erros de manipulação indevida de dados.
E, ao mesmo tempo, possui registros gerados automaticamente sobre todos os acessos e alterações realizadas em arquivos da nuvem com etiquetas de data, hora, usuário e dispositivo utilizado.
Essa prática promove a segurança da informação e contribui para um ambiente de trabalho eficiente, onde os usuários têm acesso apenas às informações necessárias para realizar suas atividades, mantendo a confidencialidade e a integridade dos dados empresariais.
Considere a integração com outras ferramentas de produtividade para aumentar a eficiência
Além das automações, a integração com outras ferramentas de produtividade pode ajudar a simplificar ainda mais a gestão de arquivos e usuários em nuvem.
Por exemplo, integrar a sua plataforma de armazenamento em nuvem com o seu software de gerenciamento de projetos ou CRM pode permitir que você compartilhe arquivos com facilidade e mantenha todos os membros da equipe atualizados sobre o progresso do projeto.
Certifique-se de escolher ferramentas que se integrem facilmente e que sejam compatíveis com a sua plataforma de armazenamento em nuvem.
Plataformas de gestão de relacionamento com leads e prospecções como RD Station, HubSpot, Zapier, Pipefy e assemelhados são ótimas ferramentas para manter as equipes de marketing e vendas atualizadas em tempo real sobre o andamento das oportunidades.
Da mesma forma, plataformas de gestão de processos como Trello, Asana, Slack e assemelhados permitem a criação de fluxos de trabalho integrados para cada setor, com a possibilidade de criação de tarefas interdependentes entre si.
Faça a gestão de arquivos e usuários em nuvem com a Rastek Soluções
Independentemente da plataforma de nuvem escolhida – Microsoft 365 ou Google Workspace – a Rastek Soluções em TI e LGPD possui larga experiência na gestão de arquivos e usuários em nuvem.
Portanto, se você está em busca de um parceiro sólido e confiável para gerenciar a migração e a gestão de arquivos e usuários em nuvem, preencha o formulário abaixo e aguarde o contato de nossa equipe!
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