Consultoria Microsoft 365: como desbloquear o potencial da plataforma

Desde o lançamento do Microsoft 365, nós da Rastek estamos completamente imersos na evolução desta poderosa plataforma. Ao longo dos anos, vimos de perto a transformação dos recursos, a expansão das funcionalidades e, principalmente, a forma como as empresas passaram a adotar (ou não) o seu uso no dia a dia.

E foi dessa experiência prática, utilizando internamente a plataforma e prestando suporte e serviços para empresas de diferentes portes e segmentos, que identificamos um padrão preocupante. A grande maioria das organizações utiliza apenas um percentual muito pequeno de todo o potencial do Microsoft 365.

Em média, as empresas costumam utilizar somente as funcionalidades de escritório herdadas do Office, como e-mail corporativo, agenda, armazenamento de arquivos via SharePoint ou OneDrive e algumas iniciativas isoladas com o Forms ou Planner.

Ou seja, as outras ferramentas com imenso potencial para transformação digital, melhoria de produtividade, colaboração e gestão inteligente estão completamente subutilizadas, gerando desperdício de investimento e travando o crescimento operacional das empresas.

O problema: uso restrito e falta de direcionamento

Conversando com clientes no dia a dia, percebemos que essa dificuldade de utilização plena do Microsoft 365 nunca foi por falta de vontade de aprender ou de evoluir. O que estava faltando era conhecimento sobre as capacidades da plataforma.

Como o Microsoft 365 é muito completo e poderoso, suas (muitas) funcionalidades precisam ser apresentadas e implementadas de forma estruturada. Além dos treinamentos, também pode ser necessário um acompanhamento para direcionar e incentivar os colaboradores a adotarem as ferramentas disponíveis para suas atividades cotidianas.

Assim, notamos que a maioria das empresas não sabia como configurar o Microsoft 365 para as suas necessidades e extrair o máximo da plataforma.

Muitos sequer sabiam da possibilidade de gestão de identidades e permissões de acordo com o cargo e setor de cada colaborador. Agravando a situação, boa parte dos colaboradores não fazia a menor ideia de como encaixar as ferramentas disponíveis em sua rotina de trabalho sem uma orientação clara e direta.

Outros recursos, como a automatização de tarefas, Lists, Power Automate, Power BI entre outros, nunca foram sequer testados. Dessa forma, as empresas – sem querer, ou sem nem sequer saber – deixam de utilizar todo o potencial do Microsoft 365.

Concluindo com uma analogia simples, é como se a empresa estivesse pagando pelo plano premium mais completo da TV a cabo, mas assistindo somente aos canais de TV aberta. Ou seja: um grande desperdício de recursos financeiros e tecnológicos.

A solução: criação da Consultoria Microsoft 365

Foi diante desse cenário que desenvolvemos a Consultoria Microsoft 365. A partir do mapeamento dos problemas citados acima, estruturamos um serviço completo, pensado para resolver de ponta a ponta essa dor que é comum a praticamente todas as empresas que utilizam a plataforma.

Assim, dividimos o nosso modelo de consultoria em duas grandes fases:

Fase 1: Diagnóstico, ajustes de segurança e planejamento estratégico

a) Hardening do Microsoft 365

Nesta etapa inicial, implementamos as melhores práticas de segurança recomendadas pela própria Microsoft. Configuramos proteções avançadas, como a Autenticação Multifator (MFA), que garante que somente usuários autorizados acessem os sistemas, mesmo se houver comprometimento das senhas. Também realizamos criptografia completa dos dados armazenados e em trânsito, fortalecendo a segurança contra vazamentos e interceptações indevidas.

Além disso, implementamos proteção robusta contra ameaças avançadas como phishing, ransomware e malware, aplicando políticas rigorosas de conformidade e segurança que asseguram que seu ambiente esteja protegido tanto contra ameaças internas quanto externas.

b) Ajuste de permissões e identidades

O próximo passo é fazermos uma revisão detalhada das permissões e acessos existentes na plataforma Microsoft 365. Aplicamos o modelo Role-Based Access Control (RBAC), garantindo que cada colaborador tenha somente os privilégios necessários para executar suas funções, reduzindo significativamente o risco de vazamento ou mau uso de informações críticas.

Também otimizamos a gestão de identidades através do Azure Active Directory, para proporcionar maior clareza e controle sobre quem acessa quais recursos, simplificando a gestão de usuários e grupos.

c) Diagnóstico e plano de ação

Aqui elaboramos um diagnóstico abrangente sobre o estado atual da plataforma Microsoft 365 em sua empresa. Essa análise envolve tanto uma avaliação técnica detalhada quanto uma pesquisa qualitativa junto aos colaboradores, para que possamos entender profundamente os desafios cotidianos enfrentados na utilização da plataforma.

Com base nessas informações, preparamos um plano de ação detalhado, priorizando as vulnerabilidades críticas e as oportunidades de otimização. Esse plano serve como guia estratégico para acompanhar a evolução do uso da plataforma de forma segura, eficiente e estruturada.

Fase 2: Implantações, workshops e mentoria estratégica

a) Workshops práticos

Os workshops são personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada departamento ou equipe dentro da empresa. Nossa abordagem prática inclui treinamentos nas ferramentas mais relevantes, como Microsoft Teams para otimização da comunicação interna e reuniões, Power Automate para automação inteligente de fluxos de trabalho, Lists para gerenciamento de informações críticas, SharePoint para gestão estruturada de documentos e Planner para controle eficaz de projetos.

A principal característica desses treinamentos é a velocidade e facilidade de assimilação dos colaboradores, o que ajuda a promover a adoção plena e produtiva das ferramentas do Microsoft 365 disponíveis.

b) Implantações técnicas

Este é o momento em que nossos especialistas realizam diretamente a implantação técnica das soluções propostas. Atuamos na construção de intranets corporativas dinâmicas e funcionais, criação de sites internos dedicados a treinamentos e comunicação, desenvolvimento de fluxos automatizados para processos como onboarding de novos colaboradores, gestão eficiente de contratos e atendimento interno.

Também utilizamos Power Automate para integrar diferentes sistemas e processos de negócio, visando maior produtividade, eficiência operacional e consistência nas práticas internas.

c) Mentoria estratégica contínua

Atuando como parceiros estratégicos de longo prazo, acompanhamos de forma contínua e proativa o progresso da sua empresa na utilização dos recursos do Microsoft 365. Nossos consultores estarão à disposição para fornecer aconselhamento estratégico regular, garantindo que as ferramentas estejam sendo utilizadas ao máximo do seu potencial e que as práticas de segurança e governança estejam sempre alinhadas às melhores práticas de mercado.

Com essa mentoria constante, ajudamos sua empresa a manter-se atualizada e competitiva, antecipando desafios e explorando novas oportunidades de inovação proporcionadas pela plataforma Microsoft 365.

Case de sucesso da Consultoria Microsoft 365: escritório de advocacia

Um dos exemplos mais emblemáticos do impacto da nossa consultoria foi o trabalho realizado com um escritório de advocacia de médio porte.

Antes da consultoria, o escritório utilizava o Microsoft 365 exclusivamente para o envio e recebimento de e-mails. Toda a gestão de documentos era feita de forma desorganizada, utilizando pastas locais e e-mails como único meio de comunicação interna.

Ao contratar a Consultoria Microsoft 365 Rastek, sua empresa receberá:

• Implementação de uma intranet corporativa para centralizar documentos, comunicações e informações internas;
• Implementação de um site interno de Onboarding de novos colaboradores, padronizando e otimizando o processo de entrada de novos colaboradores;
• Capacitação intensiva em Teams, SharePoint, OneDrive, Planner, Forms;
• Diagnóstico completo do ambiente;
• Criação de cadastro de clientes e um CRM usando ferramentas do Microsoft 365;
• Criação da gestão de contratos por Microsoft Lists;
• Criação de formulários e controles por Microsoft lists para gerenciar requisições de RH usando o Microsoft 365, como férias, pedidos de afastamento e outros;
• Implantação do sistema LGPD 365, criado pelo CEO Juarez Fortes. É um sistema de gestão da Privacidade e Proteção de Dados usando o Microsoft 365, sem a necessidade de contratação de ferramentas adicionais para esta atividade.
• Orientação estratégica e suporte contínuo via mentoria.

O resultado foi notável: em poucos meses, o escritório reportou um aumento expressivo na produtividade, uma redução drástica de retrabalho e uma melhora significativa na gestão dos processos internos e dos prazos judiciais.

O que a Consultoria Microsoft 365 desbloqueia:

Com a Consultoria Microsoft 365 sua empresa terá acesso a uma implantação estratégica e estruturada, tornando possível:

• Melhorar drasticamente a produtividade dos colaboradores;
• Automatizar processos repetitivos, reduzindo erros e aumentando a eficiência;
• Implementar uma cultura real de colaboração entre equipes, independentemente da localização;
• Proteger os dados corporativos com políticas avançadas de segurança e conformidade;
• Melhorar a experiência do onboarding de novos colaboradores;
• Criar portais internos e bases de conhecimento acessíveis e organizadas;
• Monitorar a segurança e o compliance com ferramentas integradas como o Microsoft Purview;
• Tomar decisões mais inteligentes com base em dados, utilizando o Power BI;
• Reduzir custos com outras ferramentas que o Microsoft 365 pode substituir.

Conclusão: de dor comum à solução de alto valor

A Consultoria Microsoft 365 da Rastek nasceu da nossa experiência e também do nosso compromisso real fazer da tecnologia um diferencial competitivo para nossos clientes.

Ao identificarmos a massiva subutilização do Microsoft 365 em centenas de empresas, buscamos criar uma solução completa, estruturada e cuja implementação seja altamente eficaz para ajudar as empresas a colaborarem melhor, protegerem seus dados e ganharem mais produtividade.

Se você entende que a sua empresa também está deixando de utilizar ferramentas importantes, quer sair do básico e explorar de verdade o todo potencial do Microsoft 365, conte conosco.

Basta preencher o formulário abaixo para transformar o Microsoft 365 da sua empresa em um motor de crescimento para o seu negócio.