Como escolher o serviço de e-mail corporativo mais adequado?

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Autor: Juarez Fortes Categoria: E-mail Empresarial Comentários: 0

Como escolher o serviço de e-mail corporativo mais adequado?

Uma das perguntas mais frequentes que recebemos aqui na Rastek é: como escolher o serviço de e-mail corporativo mais adequado? Afinal, este serviço é indispensável e precisa atender tanto às necessidades técnicas quanto ao orçamento das empresas. Por isso, para chegarmos a uma resposta assertiva a esta questão, desenvolvemos uma série questões para avaliar cada negócio.

É preciso analisar, principalmente, a forma como o serviço de e-mail corporativo será utilizados pelos colaboradores. Além disso, é preciso levar em conta também quais são as necessidades específicas do negócio em relação ao serviço de e-mail corporativo:

  • Como os colaboradores utilizarão os e-mails? Eles acessarão suas contas em um site, ou terão à disposição uma ferramenta de correio eletrônico?
  • Quanto espaço de armazenamento será necessário para cada usuário?
  • Qual é o nível de segurança requerido para o serviço de e-mail?
  • Que outros recursos são necessários para o serviço de e-mails (software de correio eletrônico, por exemplo)?
  • Quais os custos totais do serviço de e-mails e demais recursos relacionados?

Neste post, não abordaremos a possibilidade de a empresa possuir um servidor interno de e-mails em sua infraestrutura de TI. Este cenário é cada vez menos recomendado, principalmente para Pequenas e Médias Empresas. Por isso, devido aos custos elevados de aquisição e manutenção, além dos problemas e riscos a que este tipo estrutura apresenta, os servidores internos de e-mails estão caindo em desuso.

Isto posto, separamos as soluções em dois grandes grupos: Serviços de E-mail de Empresas de Hospedagem e Serviços de E-mail Especializados.

Serviço de E-mail de Empresas de Hospedagem

O serviço de e-mail corporativo de Empresas de Hospedagem geralmente está vinculado à hospedagem do site corporativo. Existem tanto empresas nacionais quanto de fora do Brasil que prestam este tipo de serviço, e seus custos variam bastante. Por isso, como sempre, a melhor opção depende das necessidades de cada empresa e de sua capacidade orçamentária.

Benefícios:

  • Menor custo;
  • Possibilidade de gerenciamento e distribuição do espaço total de armazenamento disponível entre os usuários;
  • Geralmente faz parte de um combo de serviços agregados à hospedagem do site. Portanto, oferece custos reduzidos.

Aspectos Negativos:

  • Planos deste tipo geralmente oferecem baixa capacidade de armazenamento total;
  • Em geral, os layouts e a usabilidade do webmail não são nada amigáveis. Esta é uma reclamação recorrente entre usuários de e-mail de Empresas de Hospedagem;
  • Possui maior risco de instabilidade nos serviços;
  • Conta com menor disponibilidade;
  • Geralmente o filtro de spam – e-mails massivos e indesejados – é menos efetivo;
  • Menor poder de administração de recursos de e-mail;
  • Muitas vezes não atendem às melhores práticas e requisitos de segurança e desempenho.

Exemplos de Empresas de Hospedagem:

Serviço de E-mail Corporativo - Especializado Rastek Soluções

Serviços de E-mail Especializados

Os serviços de E-mail Especializados são oferecidos por empresas gigantes da tecnologia. Por isso, estes serviços possuem diversas funcionalidades e características específicas que os diferenciam dos serviços fornecidos pelas Empresas de Hospedagem. Abaixo, compilamos alguns dos principais benefícios e os aspectos negativos desta modalidade de serviço de e-mail corporativo:

Benefícios

  • Possuem integração com aplicativos como Microsoft Office e Google Gsuite. Isso amplia bastante a gama de recursos disponíveis;
  • Contam com muito mais espaço de armazenamento;
  • Maior estabilidade;
  • Disponibilidade garantida;
  • Maiores níveis de segurança;
  • Contratação de serviços adicionais de proteção avançada e camadas extra de segurança de dados;
  • Webmail com layout e usabilidade amigáveis e intuitivas;
  • Filtro de spam efetivo;
  • Maior poder de administração dos recursos de e-mail.

Aspectos negativos

  • Custos elevados.

Empresas líderes do mercado de Serviços de E-mail Especializado:

  • Microsoft
  • Google
  • Amazon

Conclusão

Os serviços de E-mail Especializados são muito superiores aos prestados por Empresas de Hospedagem. Porém, o fator Custo x Benefício deve ser considerado na tomada de decisão sobre qual serviço de e-mail escolher. Afinal, os recursos extra oferecidos pelos Serviços de E-Mail Especializados são muito vantajosos em relação ao serviço das Empresas de Hospedagem.

Por isso, cada empresa deve avaliar internamente suas necessidades de segurança, disponibilidade e capacidade de armazenamento requeridas para o serviço de e-mail corporativo.

Para muitos negócios o serviço prestado pelas Empresas de Hospedagem é mais do que suficiente e satisfatório. Já empresas mais robustas – com um maior volume de colaboradores e com necessidades específicas de armazenamento e segurança de dados – podem encontrar grandes benefícios em uma migração para um Serviço de E-mail Especializado.

Portanto, cada caso é um caso e deve ser avaliado separadamente, buscando equilibrar os recursos e custos do serviço de e-mail corporativo de acordo com as necessidades específicas de cada negócio. Então, se você estiver em dúvida sobre qual serviço de e-mail corporativo escolher, ou se quer descobrir se já é a hora de migrar para um serviço mais potente, entre em contato conosco!

Somos especialistas em Gestão de TI para empresas

A Rastek Soluções atua há mais de 12 anos no mercado de TI. Já realizamos inúmeros projetos de análise, planejamento, implementação e homologação de serviços de e-mail corporativo. Temos expertise em analisar, configurar e otimizar tanto a modalidade oferecida pelas Empresas de Hospedagem quanto os Serviços de E-mail Especializado.

Além disso, fazemos parte do seleto grupo de empresas certificadas como Google Partner e Microsoft Cloud Solutions Provider.

Portanto, se a sua empresa está em busca de um parceiro sólido e confiável para avaliar as necessidades da empresa e apresentar um relatório técnico e altamente embasado sobre qual é a solução mais indicada para o seu negócio, considere a Rastek Soluções!

Para entrar em contato conosco, basta preencher o formulário abaixo informando como podemos ajudar. Nossa equipe de especialistas entrará em contato o mais rápido possível!


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