O uso da tecnologia para aumento da produtividade
A gestão de tarefas das diferentes equipes que compõem uma empresa é sempre um desafio. Por isso, é preciso utilizar a tecnologia para aumento da produtividade a fim de gerar os resultados desejados pelo negócio.
Muitas horas de trabalho dos colaboradores são perdidas nas empresas na tentativa de executar as tarefas da melhor maneira possível. Porém, o fazem de uma forma não-produtiva, além de passarem por dificuldades para organizar e iniciar as tarefas que precisa executar. Assim, perdem bastante tempo nessas decisões e ações e, consecutivamente, têm menor produtividade.
Para realizar a gestão de tarefas individuais na empresa, geralmente as pessoas recorrem à utilização de listas. Cada colaborador monta seu sistema de criação de tarefas e meios para fazê-lo, seja um simples pedaço de papel ou um software de gestão de atividades.
Algumas pessoas dizem que é mais produtivo não dificultar a lista de tarefas e não deixá-la muito complexa, a fim de evitar a perda de tempo na função de organizar e gerenciar suas tarefas. Já outras pessoas acham que é melhor ter informações detalhadas e centralizadas que permitam uma análise posterior sobre a execução das atividades.
Jason Fladlien – o homem de webinars de 100 milhões de dólares – sugere que o sistema de gestão de tarefas pessoal deve, se possível, ser feito em papel e caneta para mais produtividade no âmbito individual. Porém, para obtermos um acompanhamento sólido e detalhado da produtividade em equipe é necessário utilizar algum tipo de software/aplicativo para gerenciar de maneira uniforme e eficiente as tarefas das equipes. Desta forma, a empresa aproxima-se da obtenção dos resultados esperados.
Não há como organizar, gerenciar e mensurar o cumprimento de tarefas de diversas equipes em papel e ao mesmo tempo obter uma boa produtividade.
Soluções de tecnologia para aumento da produtividade
O mercado possui diversas opções para o gerenciamento de tarefas. Há as soluções com planos gratuitos com algumas limitações, como Trello, Wrike, Quire, Basecamp, Taskboard, Asana, Wunderlist e outras.
Além destas, há as ferramentas que se encontram dentro das suítes de produtividade do GSuíte com o Google Tarefas (individual) e do Office 365 com o Microsoft Planner (equipes) e To-do (individual). Estas ferramentas já são integradas com e-mail e armazenamento em nuvem, além de outras aplicações que Microsoft e Google oferecem em suas suítes de produtividade.
Há as plataformas que possuem mais recursos e proporcionam maior colaboração e fluxos de trabalhos mais complexos além da gestão de projetos aprimorada. Entre estes estão o Slack, Monday.com, Bitrix24, Runrun.it, Pipefy, Microsoft Project. Há também as ferramentas que são integradas com soluções de CRM, Helpdesk e outras áreas, e que já fazem parte do ERP da empresa.
É importante que a solução de gestão de tarefas esteja integrada com as ferramentas de comunicação e colaboração da empresa como e-mail, agenda, chat interno, áudio e videochamada, armazenamento e outros recursos.
Neste sentido a ferramenta da Microsoft chamada Microsoft Teams tem obtido ótimos resultados nos últimos anos, e vem despontando como ferramenta muito eficiente. Seu principal diferencial é a integração com todo o ecossistema da suíte Office 365.
Portanto, o Teams conecta-se com o e-mail corporativo, agenda, dados em nuvem, formulários, gestão de tarefas, wiki, pacote Office, CRM e outras.
Engajamento da equipe
É essencial que a direção da empresa patrocine o projeto e transmita uma opinião uniforme para a equipe. Esta postura demonstra a importância da utilização das ferramentas de gerenciamento e controle de produtividade para a obtenção dos resultados desejados.
Treinamento também é um ponto crucial para o sucesso da iniciativa de uso da tecnologia para aumento de produtividade. Em especial, por conta dos conceitos de gestão de tarefas e mensuração de produtividade coletiva. Afinal, é necessário que cada colaborador compreenda seu papel dentro da engrenagem, buscando aperfeiçoamento contínuo. Assim, é possível que se obtenha o engajamento necessário da equipe para que os resultados sejam alcançados.
Outro fator importante para uma maior produtividade é a definição prazos de entrega claros (deadlines). Além disso, é necessário apontar os responsáveis pelas atividades. E por fim, apontar metas claras a serem atingidas por cada colaborador. Desta forma, é possível alcançar os resultados do negócio e do colaborador dentro da empresa.
Caso contrário, sem estas medidas, o uso da tecnologia para aumento da produtividade acaba não trazendo os resultados esperados e a iniciativa não será bem sucedida.
A criação de um sistema de premiação por resultados alcançados também pode ser um interessante estímulo para a produtividade. Além deste, a gamificação também é bastante utilizada por empresas para obter um maior engajamento de suas equipes.
Outras ferramentas de tecnologia para aumento da produtividade
Existem outras ferramentas de tecnologia para aumento da produtividade. Aplicações de comunicação por voz, vídeo, arquivos em nuvem e e-mail corporativo são essenciais. Também o são asferramentas de gestão comercial e do negócio como ERP, CRM, Softwares de Automação de Marketing Digital, gestão de contratos, de gestão de recebíveis… Enfim, há uma série de soluções de tecnologia que estão cada vez mais apoiando o aumento da produtividade individual e das equipes dentro das empresas.
Atualmente o uso de Inteligência Artificial, Machine Learning e Deep Learning nas empresas já é realidade. Elas são utilizadas como forma de aumentar a lucratividade, competitividade, desempenho corporativo e produtividade das equipes.
Aposto que em um breve futuro estaremos falando com naturalidade sobre realidade aumentada, realidade virtual e realidade mista como ferramentas de aumento de produtividade de equipes nas empresas.
A possibilidade do trabalho remoto via Escritório em Nuvem ou Home Office de forma simplificada, com os mesmos recursos como se estivesse trabalhando dentro da empresa fisicamente, é outro aspecto que proporciona maior produtividade para as pessoas e equipes. Afinal, permite o trabalho de qualquer lugar e a qualquer momento, sem a necessidade de conexões complexas e que nem sempre funcionam adequadamente.
Além de proporcionar maior produtividade, o Escritório em Nuvem pode também representar uma redução de custos para a empresa. Além de reduzir drasticamente as questões de deslocamento, proporciona maior satisfação pessoal para o colaborador. Afinal, lhe permite criar as condições necessárias para que ele obtenha maior produtividade. E vale lembrar que a satisfação com o trabalho é outro fator importantíssimo para a produtividade das pessoas.
Conclusão
O uso de tecnologia para aumento da produtividade possui um potencial gigante para apoiar as empresas. Além disso, atua na redução de custos e melhor gerenciamento do negócio, otimizando os resultados.
Porém, para que isso aconteça, é muito importante que toda a empresa esteja preparada e engajada para as mudanças. E é imprescindível que a empresa possua o parceiro certo para apoiá-la neste processo de transição, tanto interna quanto externa.
A maioria das ferramentas e possibilidades sugeridas neste post estão disponíveis para empresas de todos os tamanhos. As ferramentas estão ao alcance de empresários autônomos até empresas de grande porte, o que é um grande diferencial desse momento atual da tecnologia.
Cada vez mais as soluções tecnológicas passam a ficar acessíveis à todos. A concorrência é cada vez maior, e o mercado está passando por grandes transformações em direção ao futuro do trabalho. As empresas precisam preparar-se para estas mudanças, a fim de garantir a competitividade e sobrevivência dos negócios no futuro próximo.
Conte conosco
A Rastek Soluções atua há mais de 12 anos no mercado de Transformação Digital e Gestão de TI para empresas. Contamos com equipes certificadas pelas maiores empresas do mercado de tecnologia, como Microsoft e Google, e já atuamos em centenas de projetos em diversas áreas. Portanto, se a sua empresa está em busca de um parceiro sólido e confiável para preparar-se para o futuro do mercado de trabalho e implementar soluções de tecnologia como Escritório em Nuvem, Home Office, Nuvem Corporativa dentre outras, entre em contato conosco!
Basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de nossa equipe!
Comentário (1)
Excelente artigo!