Como fazer a migração da sua empresa para a nuvem

Desde 2020 os modelos de trabalho remoto e híbrido chegaram para ficar, trazendo mobilidade e aumento de produtividade para as empresas. Por isso, hoje vamos aprofundar o assunto e explicar como fazer a migração da sua empresa para a nuvem.

Iniciando a migração da sua empresa para a nuvem

Uma empresa que já possua serviços básicos em nuvem como e-mail, armazenamento de dados e softwares de gestão terá uma facilidade maior para iniciar uma operação de home office ou Escritório em Nuvem.

Já empresas que ainda contam com servidor local e serviços de TI rodando dentro da infraestrutura física terão um pouco mais de dificuldade e demora no processo. Porém, ainda que não possuam um projeto de migração e nenhum serviço em nuvem, ainda podem se beneficiar dos serviços em nuvem de forma rápida, garantindo a possibilidade de trabalho remoto para equipe.

1) Conte com um parceiro expert em realizar migrações para a nuvem

É de extrema importância realizar o projeto de migração em nuvem com quem entende do assunto. E mais: é desejável que este parceiro já possua experiência projetos desta natureza. Assim, o responsável pela migração já contará com toda uma estrutura e metodologia de migração bem definida e pré-planejada. Desta forma, é garantida a agilidade e segurança no processo de migração para a nuvem, proporcionando o home office de forma rápida e segura para a equipe.

A Rastek é parceira da Microsoft e do Google para serviços em nuvem e possui todo o conhecimento necessário para realizar a migração para a nuvem em suas plataformas.

2) Definição de serviços de TI que devem/podem ser migrados

Após a escolher um parceiro qualificado, é necessário identificar quais são os serviços de TI que rodam internamente na empresa. A partir daí, será definido quais precisam e/ou podem ser migrados para a nuvem.

Em alguns casos onde há impossibilidade de migrar sistemas internos para a nuvem devido a estrutura dos mesmos, é possível transformar um servidor interno em um servidor em nuvem. Porém, esta transformação depende de alguns fatores de infraestrutura da rede, do hardware e do software em questão.

3) Definição da estrutura do Escritório em Nuvem

Para fazer a migração da sua empresa para a nuvem com sucesso, é importante definir a estrutura do Escritório em Nuvem que será utilizado. Após esta definição, é necessário realizar o planejamento das ações e organizar um cronograma de migração. Abaixo, listei as principais definições que devem ser feitas para criar um modelo de Escritório em Nuvem para uma empresa:

Definir fornecedores

O primeiro passo é definir o(s) fornecedor(es) dos serviços em nuvem, de acordo com a necessidade de cada negócio.

Fornecedor de serviços de TI para implantar e suportar o projeto

De acordo com o primeiro item desse post, é necessário definir um parceiro de TI confiável e qualificado para implantar o projeto de migração da sua empresa para a nuvem. Afinal, cabe a ele prestar todo o suporte necessário durante esta operação crítica.

A Rastek Soluções, por exemplo, pode ser considerada como um parceiro ideal para sua empresa. Afinal, somos especialistas certificados pela Microsoft e pelo Google, temos mais de 11 anos de atuação no mercado de Gestão de TI e Transformação digital, e contamos com a experiência e qualificação necessária para a conclusão exitosa de projetos desta natureza.

Ferramentas de Comunicação, Produtividade e Colaboração

A escolha destas ferramentas é um passo bem importante. Afinal, elas serão o cerne, a base central de toda a estrutura de Escritório em Nuvem. Na minha opinião – pessoal e profissional – é melhor é trabalhar com ferramentas integradas,  evitando ao máximo muitas ferramentas de fornecedores distintos. Pensando nisso, acredito que o melhor caminho é a contratação de uma suíte de produtividade padrão de mercado, como as soluções da Microsoft (Office 365 / Microsoft 365) ou Google (G Suíte).

Estas suítes oferecem um pacote completo de softwares para auxiliar os colaboradores na comunicação, trabalho colaborativo, gestão de tarefas e do tempo, garantindo assim uma maior produtividade. Os principais serviços dessas ferramentas são:

• • • E-mail Profissional
    • Agenda compartilhada
    • Software de comunicação por voz, vídeo e chat com salas de reuniões online e possibilidade de gravação
    • Armazenamento e compartilhamento de dados em nuvem
    • Editor de texto, planilha e apresentações onlines
    • Gerenciador de tarefas (Microsoft possui o Planner para gerenciar tarefas em equipes, Google só possui ferramenta de tarefas individuais)
    • Intranet – Tanto a Microsoft quanto o Google possuem ferramenta para construir uma intranet. É uma ferramenta interessante para o compartilhamento interno de informações.
    • Outras ferramentas: Tanto o Google quanto a Microsoft possuem outras ferramentas interessantes em suas suítes de produtividade como Formulários, apresentações online, gerenciadores de vídeos e outras.

Telefonia

Existem basicamente três tipos de soluções para que uma empresa possa manter o seu número de telefone fixo. Além disso, é necessário disponibilizar ramais para os colaboradores, seja através do computador, celular ou telefone IP.

• • • Serviço de PABX na nuvem: Todo o serviço de telefonia é em nuvem e pode ser habilitado em qualquer lugar com internet. É realizada a portabilidade da operadora atual para uma operadora que disponibilize este tipo de serviço.
    • Central telefônica híbrida: Sistema tradicional que conta também com o recurso de ramais VoIP, mantendo a telefonia normalmente dentro da empresa e direcionando ramais VoIP para os colaboradores. Não há necessidade de alteração no plano de telefonia.
    • Central telefônica atual somada ao recurso de ramal VoIP: Dependendo do modelo da central telefônica utilizada pela empresa é possível adicionar o recurso. Não há necessidade de alteração no plano de telefonia.

Existem alguns desafios no uso da telefonia em nuvem através da tecnologia VoIP. Em geral, são questões relacionadas à qualidade do serviço. O fornecimento pode ser prejudicado por fatores como velocidade da internet do usuário e do fornecedor de VoIP, além do desempenho do dispositivo utilizado pelo usuário, entre outras variáveis que podem influenciar negativamente no serviço.

Servidores virtuais

Caso a empresa possua sistemas internos que precisem ser migrados para a nuvem, é necessário definir um fornecedor para “rodar” as máquinas virtuais dos sistemas serão migrados. Atualmente as três principais plataformas do mercado para este tipo de serviço são o Microsoft Azure, Google Cloud Plataform e Amazon Web Services (AWS), cada um com as suas particularidades.

Portanto, cada projeto deve ser avaliado individualmente para que seja definida a melhor plataforma para atender às necessidades específicas de cada negócio. Além da parceria que temos com a Microsoft e com o Google, também contamos com toda a experiência e metodologia necessária para prestar estes serviços também através da plataforma AWS.

Softwares de gestão específicos

Caso a empresa ainda não conte com um Softwares de Gestão, finanças, ERP, CRM, gestão de processos ou similar, pode ser interessante avaliar a implantação de um sistema. Estes softwares são desenvolvidos para o gerenciamento de atividades específicas, garantindo assim um melhor controle e produtividade do trabalho remoto através do uso de ferramentas que facilitam a gestão de tarefas e processos do negócio.

Outros serviços em nuvem

É possível contratar outros serviços em nuvem para garantir uma maior segurança para o ambiente online. Opções como backup do conteúdo em outra nuvem, ou ainda a contratação de camadas de segurança adicionais para acesso são sempre recomendáveis. Ferramentas como CASB (Cloud Acess Security Broker), Firewall em Nuvem, proteção avançada de e-mail e outros serviços de segurança também são benéficos para aumentar os níveis de Segurança da Informação de seu Escritório em Nuvem.

Neste post falo mais sobre as as ferramentas de Segurança da Informação e Segurança de TI que sua empresa pode utilizar.

Gestão de Acesso aos serviços em nuvem com segurança

É necessário definir a estrutura de segurança em função dos serviços de TI em nuvem que serão utilizados. É preciso levar em consideração também quais foram os fornecedores de serviços em nuvem escolhidos. Abaixo, listei algumas questões importantes que devem ser observadas na escolha do fornecedor e soluções de segurança para garantir um home office ou Escritório em Nuvem seguro:

• • Controle de acesso
  • Autenticação de múltiplos fatores
  • Criptografia
  • VPN
  • Antivírus
  • CASB
  • Proteção avançada de servidores em nuvem
  • Promover a cultura de cibersegurança
  • Plano de resposta a Incidente
  • Considerar o erro humano

Outras possibilidades que contribuem para um ambiente remoto mais seguro

Leve em consideração a possibilidade de acesso exclusivamente pelo navegador, bem como desabilitar a possibilidade de download dos arquivos. Treine suas equipes para o uso correto das ferramentas, e lembre-se de considerar outras questões relativas às especificidades do seu negócio.

4) Realizar o planejamento das ações

O planejamento da migração da sua empresa para a nuvem deve ser enxuto e objetivo. Porém, também deve prever os passos básicos do projeto de TI, a fim de garantir a sua efetividade. Estes passos são:

4a) Termo de abertura

Deve ser sucinto, descrevendo as necessidades e os requisitos que as atendem, além de definir um gestor para o Projeto e principais marcos de avaliação de sucesso e performance.

4b) Cronograma

O cronograma deve ser, de preferência, bem detalhado, apontando as tarefas e seus respectivos responsáveis, além de datas de início e fim, bem como a duração prevista do processo. Em um projeto, a migração da sua empresa para a nuvem deve seguir, de um modo geral, os seguintes passos:

1. Alinhamento Inicial
2. Análise de Requisitos
3. Ações de Pré-migração
4. Testes
5. Homologação dos testes
6. Treinamento
7. Migração definitiva
8. Homologação final da migração

Estas são as fases macro mais comuns em projetos de migração para a nuvem. Porém, podem haver outros aspectos a serem considerados dentro do cronograma por conta das particularidades de cada empresa e de seu respectivo ambiente de TI.

Além do calendário de ações propriamente dito, as seguintes informações também podem integrar o cronograma oficial do projeto:

• Análise de riscos: Importante para entender os riscos envolvidos e contingências adotadas no processo de migração, bem como estratégias de retorno (fallback).
• Matriz de responsabilidades: Definição de responsabilidades dentro do projeto.
• Orçamento: Orçamento dos custos envolvidos com o projeto, diretos e indiretos.
• Plano de comunicação: Não é tão necessário como os demais itens do planejamento, mas ajuda a definir claramente a forma de comunicação do projeto e garante uma comunicação mais efetiva entre os envolvidos.

5) Definir as prioridades de migração de acordo com o volume de informações

Para realizar a migração de e-mail e dados, é importante definir as prioridades para garantir uma migração rápida. Na migração de e-mails, é possível migrar inicialmente somente o serviço de e-mail para outro fornecedor, sem migrar os dados e conteúdos contidos no serviço de e-mail. Então, a migração dos arquivos de e-mails antigos é feita em um segundo momento, acompanhando uma ordem de prioridade por colaborador, garantindo a agilidade do processo.

Já no caso da migração de dados, é importante definir as prioridades dos arquivos que serão necessários nos próximos dias para que este conteúdo seja migrado prioritariamente. Assim, é  garantida uma migração rápida e a disponibilização do conteúdo online em nuvem com a máxima celeridade.

Posteriormente, após as migrações prioritárias, iniciam-se as migrações do restante dos conteúdos e dados sem prejuízos para a continuidade da operação da empresa.

6) Realizar treinamento da equipe e prestar o suporte

Após a conclusão do processo de migração de arquivos, dados e sistemas, é hora de iniciar a capacitação das equipes. Os treinamentos deverão ser realizados online, ao vivo, e deverão ser gravados. Assim, os colaboradores iniciam a sua familiarização com as novas ferramentas de comunicação adotadas pela empresa, além de garantir o acesso a esse conteúdo posteriormente sempre que necessário.

A Rastek Soluções realiza o treinamento completo para a sua equipe no projeto de implantação, garantindo todas informações para que sua equipe seja produtiva remotamente através do Escritório em Nuvem.

Além disso, é de extrema importância que a empresa mantenha um parceiro de TI para prestar suporte durante e após a implantação da solução. A Rastek Soluções conta com um Contrato de Suporte que atende à todas as necessidades da empresa, garantindo a otimização do uso dos recursos da nuvem.

7) Realizar a migração conforme planejado

Após a realização com sucesso das etapas anteriores, é hora de botar a mão na massa e seguir o planejamento realizado. Neste momento é importante estar com o planejamento bem alinhado e validado. Além disso, é indispensável ter realizado todos os testes necessários de acordo com as definições do planejamento para garantir uma migração exitosa.

A Rastek Soluções é capaz de realizar a migração da sua empresa para a nuvem em apenas 24 horas. Assim, você pode reiniciar a operação utilizando todas as ferramentas de comunicação, produtividade e colaboração apresentadas no terceiro capítulo deste post já no dia seguinte ao início do processo.

8) Rotina da operação em trabalho remoto ou híbrido

O gestor de uma empresa que está em nuvem deve buscar identificar os principais desafios que sua equipe terá para lidar com o trabalho remoto. Desta forma, conseguirá agir pontualmente para apoiá-los no que for necessário para que o trabalho à distância seja produtivo e bem orientado.

Acredito ser de fundamental importância que os processos sejam bem definidos para garantir que as pessoas executem as tarefas de acordo com as determinações da empresa. Se a sua empresa ainda não possui processos bem definidos, é importante defini-los de forma simples e resumida para proporcionar a melhor orientação do trabalho para sua equipe.

Uma boa sugestão para é utilizar o recurso “Fluxograma” do Microsoft Word, onde é possível criar fluxos de trabalho com muita facilidade para orientar a equipe.

Além disso, também é de vital importância que a empresa possua uma forma de gerenciamento das tarefas de equipe à distância. Assim, é possível garantir o conhecimento das atividades que estão sendo realizadas remotamente, bem como os prazos e status de andamento de cada ação.

Na solução da Microsoft Office 365 Business Premium existe a ferramenta “Planner“, um gerenciador de tarefas em equipe enxuto e eficiente. Porém, existem outras ferramentas gratuitas e pagas que são tão eficazes quanto o Planner.

Abaixo, alguns exemplos de ferramentas de gestão de tarefas:

• Trello
• Pipefy
• Asana
• Basecamp
• Flow
• Bitrix 24
• Monday.com

Problemas que podem surgir após a migração da sua empresa para a nuvem

A atuação das equipes trabalhando à distância depende de alguns fatores vitais para que o sucesso seja obtido. Questões como infraestrutura de hardware, software ou até mesmo a falta de alguns equipamentos periféricos simples pode comprometer a produtividade dos colaboradores que estejam trabalhando remotamente. Abaixo, listamos algumas complicações que podem aparecer:

Colaborador sem computador em casa

A empresa poderá ceder um computador ou notebook para o colaborador trabalhar remotamente. Aliás, essa é a recomendação em uma situação “normal” de trabalho home office oferecido pela empresa. Afinal, a responsabilidade sobre os equipamentos necessários para a elaboração do trabalho é da empresa e não do colaborador.

Colaborador sem fone de ouvido ou câmera para realizar reuniões com áudio e vídeo

A solução é a empresa fornecer estes equipamentos periféricos sempre que necessário.

Colaborador sem internet em casa

A empresa poderá oferecer um plano 4G que permita a navegação na internet, ou ainda fornecer um plano de internet via cabo ou fibra ótica.

Colaborador com internet ruim em casa

Empresa poderá avaliar a possibilidade de pagar um upgrade de plano provisoriamente para o colaborador, ou ainda oferecer um plano 4G para maior controle do uso de dados.

Indisponibilidade de acesso aos serviços em nuvem privada

É necessário realizar a verificar dos links de internet existentes e outras situações relativas à infraestrutura para definir a melhor estratégia para evitar indisponibilidades, falhas E quedas na conexão.

Indisponibilidade dos serviços em nuvem pública

Este é um problema mais complexo, pois depende de algumas das definições iniciais do projeto sobre backup em outro serviço em nuvem. Acredito que contratando serviços consolidados no mercado, como Google ou Microsoft, o risco de indisponibilidade por um longo período é bastante baixo. Faço esta afirmação considerando o histórico de disponibilidade destes serviços, bem como da redundância geográfica que possuem no mundo inteiro.

Controle de folha ponto e cumprimento de carga horária

Uma das principais preocupações e desconfianças dos gestores em relação ao trabalho remoto tem a ver com o controle de ponto. Fique tranquilo: é possível realizar o controle de ponto através de ferramentas de batida de ponto online, que estejam de acordo com a portaria 1510 do Ministério do Trabalho.

Porém, acredito que muito além disso, a gestão do trabalho remoto deve estar relacionada com a entrega de resultados e não com o controle de jornada. Apesar de entender a importância legal do controle da jornada de cada colaborador, acredito que os resultados do trabalho devem ser prioritários neste primeiro momento após a migração da sua empresa para a nuvem.

Conclusão

É possível criar uma estrutura de Escritório em Nuvem em menos de 24 para uma empresa. Este prazo, é claro, depende das necessidades específicas do negócio e dos sistemas utilizados, a fim de proporcionar a continuidade do negócio com a adoção do trabalho em home office pelos colaboradores.

Para isso, é necessário contar com um parceiro de TI  com a expertise e experiência necessárias para realizar a migração da sua empresa para a nuvem de forma segura, eficiente e confiável. Neste momento de crise, é imprescindível ter a certeza de que os resultados serão alcançadas de acordo com o desejado.

Outro ponto de vital importância é o papel do gestor no processo. O gestor deve acompanhar o projeto de migração para a nuvem e estar a par de tudo que acontece. Afinal, o ambiente em nuvem será o novo ambiente de trabalho da equipe.

É muito importante que o gestor esteja preparado para auxiliar os colaboradores na resolução dos problemas que possam surgir a partir da adoção desta nova forma de trabalho, a fim de obter os resultados desejados a partir desta nova realidade.

Conte conosco

A Rastek Soluções conta com mais de 12 anos atuando no mercado de Transformação Digital e Gestão de TI. Já realizamos centenas de projetos de migração de empresas para ambientes em nuvem, e contamos com toda a expertise e experiência necessárias para conduzir este processo com êxito. Portanto, se você está em busca de uma empresa sólida e confiável para realizar a migração da empresa para a nuvem, basta preencher o formulário abaixo e aguardar o contato de nossa equipe!

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